Assistant administratif ou assistante administrative de proximité à la Mairie du 20 ème F/H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

La mairie du 20e arrondissement, échelon de proximité au cœur de la collectivité parisienne, comprend une centaine d'agents au service des quelques 200 000 habitants et habitantes de l'arrondissement. Dans le cadre du renforcement du rôle des mairies d’arrondissement et de la territorialisation des politiques municipales parisiennes, la direction générale des services accompagne le maire dans le pilotage de l’action municipale dans l’arrondissement, notamment des feuilles de route des directions opérationnelles.

Le service des affaires générales et des élections (SAGE) assure la mise en œuvre opérationnelle des activités liées aux processus électoraux ainsi que la délivrance de certaines prestations (certificats d’hérédité, de vie, de domicile, de concubinage ; attestations d'accueil ; légalisation de signature ; certification conforme de documents ; recensement des jeunes de 16 ans en vue de la journée citoyenne ; recensement de la population).

Le Relais Information Famille s’occupe des inscriptions scolaires et des inscriptions en établissement petite enfance.

Quelles sont vos missions ?

Vous effectuez l’accueil et l’information du public pour l’ensemble des démarches administratives du service :

Au titre des élections :

Gestion des listes et cartes électorales,
Gestion des procurations (enregistrement, édition des étiquettes et des fichiers),
Gestion du recrutement des agents de bureaux de vote (constitution des dossiers, enregistrements dans des tableaux Excel),
Gestion des cartes électorales (enregistrement des cartes en retour, classement des cartes, éditions de fichiers),
Aide à la préparation de la commission de contrôle des listes électorales, (traitement des dossiers de recourt proposé à la commission)
Participation aux scrutins les jours d’élection,
Préparation et organisation du tirage au sort des membres des jurys d’assise, (éditions et envoie des courriers, traitement des réponses)
Recensement annuel de la population
Gestion du courrier

Au titre des affaires générales

Recensement des jeunes de 16 ans en vue de la journée citoyenne,
Délivrance des certificats d’hérédité, de vie, de domicile, de concubinage …,
Instruction et délivrance des attestations d'accueil,
Délivrance de certificats, légalisation de signature, certification conforme de documents.
Côte et paraphes de registres,
Gestion de l’enregistrement et de l’affichage de l’urbanisme
Gestion des affichage réglementaires (arrêtés, enquêtes publique)
Gestion du courrier
Gestion des statistiques

Au titre du Relais Information Famille :

Inscriptions scolaires : maternelle et élémentaire,
Dérogations scolaires
Enregistrement des demandes de places en crèche : suivi des dossiers, des commissions.

Vous veillerez à favoriser un accueil des publics de qualité en cohérence avec les 4 règles d’or de « vous simplifier Paris ».

En concertation avec l’agent ou l'agente, le contenu de cette fiche de poste pourra évoluer afin de tenir compte des adaptations qu’il serait nécessaire d’apporter à la fonction.

Qu’attend -on de vous ?

Qualités requises :

connaissances réglementaires et pratiques des secteurs d'activité
connaissance de l'environnement des mairies d'arrondissement
Qualités relationnelles
Rigueur et discrétion
sens de l'accueil et de l'écoute (dialoguer avec l'usager et l'usagère et prévenir les risques)

Formation et / ou expérience professionnelle souhaitée(s) : Maîtrise des progiciels métiers de la Ville de Paris (SIEL, OMER, AVENIR) et des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)

Vous veillerez à favoriser un accueil des publics de qualité en cohérence avec les 4 règles d’or de « vous simplifier Paris ».

Les + du poste

Vous percevrez la NBI (Nouvelle Bonification Indiciaire) Accueil ;
Vous bénéficiez de 25 jours de congés annuels et les horaires variables spécifiques permettant d'acquérir jusqu'à 27 jours de RTT ;
Grâce à un encadrement de terrain et à une équipe de référentes et référents, vous bénéficierez d'un plan de formation personnalisé en interne et en externe par l'école des métiers de la Direction des démocraties des citoyens et des territoires (DDCT) afin d'acquérir les connaissances nécessaires pour mener à bien les missions confiées dans un secteur en perpétuelle évolution ;
Accès gratuit aux équipements sportifs et musées de la Ville de Paris (piscines, stades...) ;
Remboursement partiel des transports domicile-travail ;
Accès aux offres proposées par l'AGOSPAP (loisirs, services, vacances...) aux agents et agentes de la Ville.
ce poste permet une grande polyvalence de taches.

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris accompagne ses agents et agentes en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste. En cas de besoin, vous pouvez contacter drh-handicap@paris.fr.

Ce poste implique des responsabilités importantes liées aux élections ainsi qu'aux attestations d'accueil. Il nécessite une présence lors des périodes d'élections et de recensement de la population.

Votre cycle de travail s’effectue du lundi au vendredi ou du mardi au samedi selon les besoins du poste. Vous pouvez également être amené ou amenée à travailler le soir et les week-ends.

Nocturne par roulement le jeudi jusqu’à 19h30. Présence demandée pour les scrutins et le recensement de la population. Travail certains samedis ainsi que les dimanches de scrutins ou l’amplitude horaire peut être importante travail de de 6h30 à 2h du matin.

Processus de recrutement

Vous êtes en situation de handicap et vous avez besoin d’un aménagement pour participer à l’entretien de recrutement (ex. interprète en langue des signes françaises), contactez drh-handicap@paris.fr

Entretien avec la cheffe de service et la Directrice Générale Adjointe (DGA)

Rémunération

Votre rémunération en qualité de titulaire à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :

· Débutant (ou junior) : 1676 €

· Confirmé : 1860 €

Des compléments seront possibles en fonction des missions

Contact

muriel.stama@paris.fr