Assistant assistante de direction à la Direction générale des Services de la Mairie du 5e F/H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

La Mairie du 5e offre des services de proximité pour ses habitants et habitantes et autres usagers et usagères fréquentant l'arrondissement.

La Mairie du 5e initie plusieurs projets de nature à moderniser ses services, favoriser la participation des agents et agentes et assurer un suivi de la qualité de son action grâce à la démarche Vous Simplifier Paris.

Elle compte 45 agents et agentes et gère 137 équipements de proximité (Mairie, crèches, écoles, bibliothèques, conservatoire, bains-douches, gymnases, espaces verts...) avec un budget de près de 6 M€.

La Direction générale des Services est composée, sous la houlette du Directeur général des Services, d’un cadre technique, d’une responsable du secrétariat général, de 2 adjoints administratifs et d’adjoints techniques spécialité « Logistique Générale ».

Vous serez sous l'autorité directe de la Cheffe du service du Secrétariat général, qui assure également les fonctions d’UGD.

Quelles sont vos missions ?

Vous assurerez de façon polyvalente :

· Gestion de l’agenda, organisation des réunions, préparation logistique et suivi des rendez-vous.

· Rédaction, mise en forme, suivi et diffusion des courriers, notes, conventions, comptes rendus et documents officiels.

· Veille au respect des délais et relances auprès des services.

· Accueil téléphonique et physique, filtrage et orientation des interlocuteurs.

· Gestion des informations sensibles avec discrétion et confidentialité.

· Mise à jour et archivage des dossiers.

· Préparation et suivi des séances du Conseil d’arrondissement (convocations, envois de documents, suivi des délibérations).

. Mission ponctuelle : aide à la préparation des scrutins électoraux.

· Fiche de poste évolutive.

Qu’attend -on de vous ?

Formation et expérience :

· Vous maitrisez les outils bureautiques Excel, Word et Outlook PWA

· Expérience souhaitée sur un poste similaire

Savoir-être :

· Vous avez une aptitude à suivre des dossiers et à rendre compte de votre activité

· Vous faites preuve d'esprit d'initiative, de sens de l'organisation, d'autonomie

· Vous faites preuve de rigueur, de méthode, de disponibilité et de réactivité

· Vous avez le sens du travail en équipe

· Vous disposez de capacité d'adaptation aux évolutions du service, règlementaires ou techniques

· Vous avez de bonnes qualités relationnelles

Savoir-faire :

· Organisation et gestion des priorités

· Confidentialité

· Maîtrise du logiciel ODS

Les + du poste

Un cadre de travail spacieux et très agréable au sein d'une belle mairie située au cœur de la capitale

Poste en horaires variables

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris et le CASVP accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Processus de recrutement

Vous êtes en situation de handicap et vous avez besoin d’un aménagement pour participer à l’entretien de recrutement (ex. interprète en langue des signes françaises), contactez drh-handicap@paris.fr.

Un entretien vous sera proposé en présentiel ou en distanciel.

Rémunération

Votre rémunération en qualité de titulaire à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :

· Débutant (ou junior) : 1676 €

· Confirmé : 1860 €

Des compléments seront possibles en fonction des missions

Contact

· Jérôme COTILLON, Directeur général des Services de la Mairie courriel : jerome.cotillon@paris.fr

· Mme Murielle MARIE, Cheffe du Secrétariat général courriel : murielle.marie2@paris.fr