Officier d'état-civil -- Mairie du 19e arrondissement F/H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

Le 19e arrondissement compte plus de 185 000 habitants et habitantes, il est le 4ème arrondissement le plus peuplé de Paris. Arrondissement jeune (un quart des habitants a moins de 20 ans) et familial (un tiers des ménages comporte un enfant de moins de 25 ans), il est aussi populaire et multiculturel. Un tiers de l'arrondissement est classé "quartier politique de la Ville", soit un tiers de sa population.

La Mairie du 19e initie plusieurs projets de nature à moderniser ses services, favoriser la participation des agents ou agentes et assurer un suivi de la qualité de son activité grâce à la démarche Vous Simplifier Paris.

La Mairie du 19e, située place Armand Carrel, comporte plusieurs annexes, notamment le Service des Titres d'Identité (14 rue Augustin Thierry), la Maison des Anciens Combattants et de la Vie Associative et Citoyenne (MACVAC) et le Cabanon de la Place des Fêtes (CAPLA).

Le service état-civil de la Mairie du 19ème arrondissement est composé de 16 collaborateurs collaboratrices. Il est dirigé par la Responsable du service et son Adjointe.

L’équipe a la charge d’assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers. Le service peut être amené à échanger avec les autres arrondissements parisiens, toutes collectivités françaises, les avocats, les notaires, les services du procureur de la république, les hôpitaux, les services funéraires, les services consulaires ou ambassade de France à l’étranger.

Quelles sont vos missions ?

L’officier d'état civil est un collaborateur polyvalent ou une collaboratrice polyvalente.

Vous assurez les missions suivantes sous l’autorité de la responsable du service et de son adjointe :

-Vous assurez l'accueil, identifiez la demande et renseignez l’usager l'usagère au sein de la Mairie et par téléphone.

-Vous délivrez toutes sortes d’actes (naissance, mariage, décès). Vous collectez les demandes de livrets de famille et vous en assurez la remise une fois ceux-ci complétés.

-Vous collectez l’ensemble des pièces nécessaires à la déclaration de naissance et de décès dans les délais impartis dans le but de dresser les actes et délivrer les autorisations funéraires. Vous collectez également toutes les pièces à l’instruction des dossiers de changement de nom et de prénom.

-Vous dressez les différents actes : naissance, décès, reconnaissance, changement de nom, changement de prénom, adoption plénière, jugement déclaratif.

-Vous collectez et contrôlez l’ensemble des pièces nécessaires à l’instruction des dossiers de mariage et de PACS. Vous assurez le suivi complet de ces dossiers

-Vous assistez l’élu ou l'élue lors de la célébration des mariages (lecture de l’acte et signatures des registres)

-Vous assurez le traitement des demandes des usagers des usagères faites sur d’autres canaux : courrier, demande internet, sollicitation via le site de la Mairie.

-Vous apportez les réponses attendues aux notaires, préfectures et autres communes via la plateforme COMEDEC.

-Vous assurez la tenue des registres en y apposant les mentions de manière informatique et manuscrite (mariages, jugement, PACS, rectification)

- Vous participez à l’archivage et au classement des documents du service (travail en cave nécessaire)

-Vous bénéficierez d'un parcours de formation au sein du service et en central par le Bureau de l’Accompagnement Juridique de la Ville de Paris. Ce qui vous permettra de participer à la rotation des activités du service.

Qu’attend -on de vous ?

Qualités requises :

· Sens de l’accueil, de l’écoute et diplomatie

· Confidentialité

· Sens du travail en équipe et de la polyvalence

· Dynamisme et adaptabilité

· Capacités rédactionnelles, rigueur

· Rendre compte auprès de la hiérarchie sur le suivi des dossiers sensibles

· Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).

· Se référer aux textes en vigueur sur les différentes catégories de dossiers

· Une formation juridique, des connaissances en état civil ou en logiciel métier (cityweb) seraient appréciée.

Les + du poste

· 25 jours de congés annuels et jusqu'à 27 jours de RTT (au prorata de la présence et de la quotité de travail).

· Œuvres sociales, accès aux structures sportives et culturelles de la Ville

· Versement forfaitaire destiné à couvrir une partie des cotisations complémentaires de santé

· Possibilité d’ouvrir un Compte Epargne-Temps

· Restauration collective

· Remboursement de la carte de transport à hauteur de 75%

· Ce poste est basé à la Mairie du 19e arrondissement, place Armand Carrel, proche de la gare du Nord et face au parc des Buttes Chaumont.

· Ce poste fait l’objet d’une attribution d’une Nouvelle Bonification Indiciaire (NBI).

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris et le CASVP accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

- Service ouvert du lundi au vendredi. Poste à horaires fixes (8h30-17h)

- Service ouvert plus tard le jeudi (jusqu’à 19h30). Obligatoirement et au minimum 2 fois par mois, les agents travaillent le jeudi de 11h à 19h30.

- Présence demandée au minimum une fois par mois, permanence le samedi, de 9h à 12h (septembre à avril) ou de 9h à 17h (mai à août). Ces permanences sont payées en heures supplémentaires.

- Vous participez aux célébrations avec l’élu, en moyenne une fois par semaine du lundi au vendredi par demi-journée et 1 samedi par mois.

Processus de recrutement

Vous êtes en situation de handicap et vous avez besoin d’un aménagement pour participer à l’entretien de recrutement (ex. interprète en langue des signes françaises), contactez drh-handicap@paris.fr

Vous serez reçus en entretien par la responsable du service et son adjointe.

Rémunération

Votre rémunération en qualité de titulaire à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :

· Débutant (ou junior) : 1676 €

· Confirmé : 1860 €

Des compléments seront possibles en fonction des missions

Contact

Emilie GONDOUIN