Responsable adjoint adjointe du service état civil mairie du 10e F/H

Les missions du service état civil sont les suivantes :

Aux guichets :

·       Enregistrer les déclarations de naissance, reconnaissance, changement de noms et prénoms. 

·       Enregistrer les décès et gérer les demandes de crémation. 

·       Organiser les mariages : retrait et dépôt de dossier, mise à jour du planning des célébrations, assister l’élu lors des célébrations (préparation des documents et lecture de l’acte), organisation et réalisation des auditions en collaboration avec la responsable du service.

·       Enregistrer les PACS.

·       Délivrer des copies, extraits d’acte d’état civil.

En back office : 

·       Mettre à jour les actes d’état civil : traitement des jugements, apposition des mentions.

·       Établir des rectifications d’actes d’état civil.

·       Délivrer et mettre à jour les livrets de famille.

·       Courrier actes ou donnée d’état civil

·       Demandes internet

Le service est organisé en 5 pôles : un projet de polycompétence progressive est actuellement en cours de déploiement, ce qui implique un accompagnement sur mesure des agents et une grande vigilance à l’établissement des plannings.

En lien constant avec la responsable de service, les missions de l’adjoint/adjointe se déclinent comme suit : 

·       Assurer des fonctions d’officier d’état civil par délégation de la maire,

·       Être le contact des usagers des usagères et des élus élues : répondre aux mails et courriers des usagers des usagères et aux sollicitations dans l’outil dédié SOLEN ; en l’absence de la responsable assurer le lien avec les élus les élues, planifier les créneaux de rdv pour les différents postes (Naissances, mariages, pacs).

·       Apporter une expertise juridique sur les problématiques et faire le lien si besoin avec le bureau des affaires juridiques de la Direction de la Démocratie, des citoyens, des citoyennes et des Territoires (DDCT) et le Parquet de Paris ; procéder aux auditions dans le cadre de projets de mariage ou de reconnaissance.

·       Assurer la gestion administrative du service : assurer le suivi des statistiques et indicateurs relatifs à l’activité, mettre à jour les procédures.

·       Encadrer et animer l’équipe (plannings, congés, gestion de la polyvalence, évaluations professionnelles, animation de réunions), Procéder au recrutement, à l’accompagnement et à la formation des nouveaux agents et nouvelles agentes qui rejoindraient le service. 

Le poste implique un excellent relationnel : avec les usagers les usagères, les partenaires institutionnels (Procureur de la République et services du Parquet), les élus les élues et les agents les agentes. Une répartition des missions avec la responsable sera effectuée à la prise de poste et partagée avec la direction générale des services et les agents et les agentes.

Vous pourrez être amené amenée à être posté postée au guichet en tant que de besoin et à assurer l’intérim de la responsable de service en son absence.