Chargé chargée de l'accueil des spectateurs au Théâtre de la Concorde F/H

Vous devrez prendre en charge l’accompagnement et l’information du spectateur du théâtre depuis sa réservation jusqu’à la sortie au terme de l’événement, quel que soit le type de spectateurs dont il s’agit : 

-          Gratuit

-          Invité VIP  

-          Payant 

-          Ou encore Scolaire 

En amont de la visite, sur le volet digital : 

Au travers de l’outil de billetterie et de relation spectateur (Secutix) du Théâtre de la Concorde, vous aurez la responsabilité de fournir une information fiable et mise à jour au visiteur :  dates, horaires d’accueil, horaire de fin. Vous devrez également s’assurer de la présence effective des spectateurs, en particulier gratuit/invité, via des relances mail pour limiter le no show. 

Vous assurerez également toute la gestion en backoffice des invitations VIP et presse pour les événements du théâtre de la Concorde : gestion de la base de données, campagnes d’invitations, rsvp, édition des listes. 

Pendant la visite : 

Assurer la mise en place des Halls pour permettre un accueil chaleureux, un parcours fluide jusqu’à la salle et la meilleure information du public. 

Vous serez responsable de la signalétique du site, du briefing et de la répartition des ouvreurs/ouvreuses et de la mise en place et bonne diffusion de l’information sur les événements (distribution programme/feuille de salle, etc). 

Vous assurerez un accueil personnalisé des invités sur un stand dédié. 

Vous pourrez être amené amenée à assurer ou superviser l’aménagement des espaces (cocktails, accueil libraires, dédicaces, etc) et organiser des événements ou activations au sein des halls d’accueil. Vous assurerez également la présence et la supervision des installations en cas d’événement accueillis dans le cadre d’une privatisation. 

Vous travaillerez en lien étroit avec le responsable billetterie, administrateur de la plateforme SECUTIX. Les deux titulaires se remplacent mutuellement et maîtrisent l’ensemble des opérations accueil/billetterie.

Vous concevrez et piloterez l’accueil des publics, coordonnerez l’équipe dédiée et assurerez la représentation du Théâtre auprès des invités et professionnels. Vous contribuerez à la qualité de l’expérience spectateur. Vous appuierez et relayerez la billetterie (back-office/contrôles) en l’absence du binôme.

Activités principales

Accueil & publics 

Superviser l’accueil sur site (signalétique, procédures d’entrée) et la relation spectateurs (guichet, téléphone, e-mail).
Organiser les contrôles d’accès (scans) et veiller à la bonne tenue des encaissements au guichet (avec la régisseuse).
Déployer la politique d’accueil (information, orientation, flux, accessibilité PMR/PSH, publics éloignés).

Accueillir partenaires, artistes, institutions, médias ; incarner l’image du Théâtre.
Gérer le protocole (placements, présentations) en lien avec la Direction.
Être l’interlocuteur, l'interlocutrice des partenaires et services de la Ville lors des événements.

Management & sécurité

Encadrer ouvreurs ouvreuses et agents agentes d’accueil/sécurité : briefs, postures, outils.  Suivre les présences et transmettre les éléments au pôle administratif.
Appliquer les procédures de sécurité (incendie, Vigipirate) et gérer les urgences.

Billetterie (back-office) – relais du binôme

Paramétrer les offres (tarifs, quotas, codes, invites, jauges, placements, contingents).
Mettre à jour les contenus/mentions sur la billetterie en ligne, en lien avec la communication.
Assurer la continuité d’exploitation en l’absence du/de la collègue « dominante Billetterie ».