Chargé de scolarité et suivi d'apprentissage F-H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

Au sein d’une équipe administrative de cinq personnes, et sous l'autorité du responsable du service de la scolarité et de la vie étudiante, vous serez en charge de la gestion d'un parcours bi-diplômant en architecture et ingénierie, et du suivi des livrets d'apprentissage des élèves ingénieurs sous statut d'apprenti, via l'outil Studéa. Vous travaillerez en lien étroit avec l'enseignant-chercheur, responsable académique du parcours bi-diplômant et avec la responsable académique de la filière en apprentissage.

Pour le parcours bi-diplômant, vous serez l'interlocuteur - interlocutrice identifiée des élèves pour toutes les questions relatives à leur scolarité et à leurs conditions d'études. Vous serez un relais d'information auprès des intervenants, notamment vacataires, et ferez le lien avec les autres services de l'école pour assurer le bon fonctionnement des enseignements. Cette activité s'appuie sur les ressources et référentiels de l'Université Gustave Eiffel, dont l'École des ingénieurs de la Ville de Paris est membre fondateur.

Pour l'apprentissage, vous serez en lien avec le CFA interne de l'université Gustave Eiffel, et vous assurerez la liaison avec les maîtres d'apprentissage en entreprise et avec les tuteurs école chargés du suivi personnalisé des apprentis.

Le recrutement est ouvert pour un CDD d'un an en renfort de l'équipe.

Quelles sont vos missions ?

Vous aurez à assurer les missions principales suivantes :

Missions pour la gestion du parcours architectes-ingénieurs (AI) et ingénieurs-architectes (IA) :

Inscriptions administrative et pédagogique : suivi des listes d’inscription en début d’année, édition et diffusion des trombinoscopes, listings des mails
Pour les cours de renforcement scientifique des architectes-ingénieurs : organisation des plannings avec les enseignants, réservation de salles dans Hyperplanning, suivi d'assiduité, convocations aux examens (via Hyperplanning), déclaration mensuelle des services faits des enseignants
Effectuer un suivi de la scolarité de tous les élèves du parcours : produire les contrats pédagogiques pour les élèves concernés, vérifier la compatibilité des plannings avec les spécificités du parcours,
Suivre la validation de leur cursus : vérification des bordereaux de notes, saisie des notes sur Pégase, préparation de la commission pédagogique spécifique du parcours en fin de semestre, production du procès-verbal de cette commission, édition et diffusion aux élèves des bulletins de notes
Répondre aux demandes des élèves qui relèvent de leur scolarité, en concertation avec le responsable académique du parcours et les chargés de scolarité
Suivre les mobilités sortantes, en lien avec le service des relations internationales ; vérifier les validations des transcripts of records

Missions pour le suivi du livret d'apprentissage :

Être le gestionnaire du livret électronique de l'apprenti (LEA) pour l'ensemble des élèves en apprentissage (vérifier les paramétrages, créer les comptes utilisateurs, faire évoluer les questionnaires...) ;
Animer les échanges entre les maîtres d'apprentissage, les tuteurs école et les élèves pour le suivi des périodes en entreprise des apprentis et la traçabilité de leur cursus en utilisant le LEA.

Qu’attend -on de vous ?

Le poste requiert une maîtrise de la suite bureautique, notamment Excel, une aisance avec les outils informatiques, ainsi qu'une bonne capacité à structurer un processus administratif et à hiérarchiser les priorités, dans un calendrier contraint.

Une expérience confirmée sur des fonctions équivalentes dans un établissement d’enseignement supérieur ou dans un CFA gérant des formations de niveau master ou ingénieur, ainsi qu’une connaissance des logiciels ou plateformes métier Studéa, Moodle et Hyperplanning, ou d'outils équivalents, seraient appréciées.

Le poste est télétravaillable sur la base d'un jour fixe par semaine. La présence à 8h peut être requise en période scolaire, par roulement au sein de l'équipe.

Les + du poste

Application des accords de temps de travail et télétravail de la Ville de Paris.

Titres restaurant

Rejoindre l’EIVP, c’est intégrer une École à taille humaine, porteuse de sens, au service de la ville durable de demain.

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris et l'EIVP accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elles mettent en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Processus de recrutement

Sélection sur dossier (CV+LM) et entretiens. Il est prévu deux entretiens dont au moins un sur site.

Rémunération

A titre indicatif, la rémunération brute dans le corps des secrétaires administratifs de l'administration parisienne, s'élève à 2 680,48 €.

Contact

antoine.monpert@eivp-paris.fr