Chef de service relations numériques aux familles F/H

En tant que direction cheffe de file des politiques parisiennes au service des familles, la DFPE pilote les services existants de la sphère facil’familles, et assure la maitrise d’ouvrage de la création d’un Portail numérique famille et d’un nouveau système applicatif pour les métiers, qui sera mis en service pour la rentrée de septembre 2024. L’objectif de cette évolution est de faciliter les démarches pour les usagers, de valoriser l’offre de services de la Ville à destination des familles, d’optimiser les outils informatiques utilisés par les agents dans les directions, et d’améliorer la qualité de la facturation.  

Le projet est mené en lien étroit avec la DSIN, maitre d’œuvre, la DFA pour la construction d’un moteur de facturation dédié aux prestations de la sphère famille, les directions opérationnelles concernées (DFPE, DASCO et DAC dans un premier temps, DJS prochainement) par la refonte des applications métiers, et enfin la DDCT pour l’articulation avec MonParis et la relation avec les usagers.

Le Portail Paris Familles succèdera aux applications actuelles de la sphère Facil’Familles, qui devront continuer à exister de manière sécurisée et qualitative jusqu’à la mise en service effective de Paris Familles, prévue en septembre 2024. Paris Familles sera accessible depuis Mon Paris, permettra aux usagers de s’informer sur l’offre de services Famille, de procéder aux inscriptions, de consulter les inscriptions réalisées, de payer ses factures, et de solliciter les services de la Villes si nécessaire dans les sphères scolaire, périscolaire, petite enfance et de l’enseignement culturel (conservatoires et ateliers beaux-arts).
Pour les services de la Villes, Paris Familles permettra aux agents habilités dans chacune des directions concernées de réaliser la création du compte puis les démarches pour le compte d’un usager, de visualiser les informations d’un usager dans le cadre d’une sollicitation, de suivre les fréquentations aux différentes activités, de procéder à la tarification et à la facturation.

Le service des relations numériques aux familles pilote l’ensemble des composantes du dispositif :
- la Mission facil’familles (57 agents), en charge de l’interface usagers et du suivi de la facturation : informations, réclamations, difficultés de paiement, modifications des données d’un dossier à la demande de l’usager ou en cas d’incohérence, etc..

- le Centre de compétences facil’familles (16 agents), qui gère l’ensemble des actions techniques nécessaires au bon fonctionnement de l’outil actuel facil’familles et des interfaces avec les applicatifs métiers
- l’équipe dédiée au programme Paris Familles (10 agents), en charge avec la DSIN de produire le nouveau système applicatif. 

Le périmètre et l’organisation du service pourront évoluer dans le courant de l’année 2024, pour l’adapter aux besoins induits par le fonctionnement du nouvel outil qui sera mis en service. Le service devra se consolider pour pouvoir non seulement assurer le bon fonctionnement du nouveau système applicatif, en ayant à cœur de maintenir un service aux usagers réactif et de qualité pendant toute la phase de bascule, mais aussi pour faire face aux prochaines étapes de déploiement de Paris Familles qui se poursuivront en 2025 et 2026. Il est ainsi prévu que Paris Familles intègre à terme les inscriptions, la gestion des fréquentations et la facturation aux activités relevant de Paris Sport Vacances (DJS), de la restauration scolaire (DASCO), voire d’autres sphères de l’offre familles de la Ville. 

Le chef de service a en charge : 
1) L’encadrement du Service des relations numériques aux familles
- définition de l’organisation générale du service dans toutes ses dimensions et des objectifs de travail des différentes entités qui le composent
- définition, en collaboration étroite avec les agents, d’un projet de service renouvelé à l’aune de la mise en service de Paris familles

- encadrement hiérarchique des responsables des différentes unités du service : responsable de la Mission famille, responsable du centre de compétence et directrice de programme Paris Familles ; animation du collectif des cadres du service et mise en place d’une dynamique de travail commune, avec un partage d’information efficace et une solidarité dans le partage des moyens ; 
- pilotage de l’ensemble des sujets relatifs aux ressources humaines de son service, y compris la fonction d’accompagnement au changement ;
- au sein du collectif des encadrants de la sous-direction, participation aux réflexions transverses relatives à la valorisation multicanale (numérique, physique, hors les murs..) de l’information des usagers parisiens sur les services aux familles et au développement de ceux-ci

2) le pilotage général de l’ensemble des activités du service
- il met en oeuvre les objectifs fixés au service par les élus, le secrétariat général, la direction de la DFPE et les autres directions concernées par les prestations et services familles du périmètre, sur le volet métier (DASCO, DAC, DFA, à terme DJS) et sur le volet technique (DSIN)
- il définit, met en œuvre et participe activement aux instances de travail (comité stratégique, comités de pilotage, réunions de suivi…), outils de suivi et dialogues de gestion nécessaires avec l’ensemble des directions de la Ville concernées par le système applicatif de la sphère famille pour garantir la bonne gouvernance du système, la réalisation des arbitrages nécessaires et la résolution des difficultés techniques, sur le volet fonctionnement actuel du système applicatif et comme sur celui du projet refonte ; 
- pilotage du budget du service et suivi de la programmation financière des opérations/développements relatives aux projets du service : préparation et suivi de l’exécution, préparation des prévisions pluriannuelles en lien étroit, avec la DSIN, ainsi qu’avec les directions opérationnelles et la DFA.
- Suivi et le cas échéant pilotage des procédures de marchés publics relatifs à l’activité du service
- reporting constant à la direction de la DFPE et production des données opérationnelles, financières et en matière de planning nécessaires au suivi de l’activité du service et de ses projets