Assistant ou Assistante au sein d'un Cabinet d'un Adjoint au Maire de Paris F/H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

Les cabinets d'adjointes et d'adjoints au Maire sont composés d'une cellule de collaborateurs ou collaboratrices et d'une cellule administrative en appui. Les assistants et assistantes ainsi que les rédacteurs et rédactrices font partie de la cellule administrative.

Vous serez affecté ou affectée au sein de la cellule administrative du cabinet de l’adjoint au Maire en charge du Conseil de Paris, de la simplification de l'action publique, de l' évaluation des politiques publiques, de la Résilience

Vous serez sous l'autorité de la directrice de Cabinet.

Quelles sont vos missions ?

En tant qu'assistante ou assistant, vous assurerez :

1. L'accueil :

• L'accueil des invitées et des invités ;

• L'accueil téléphonique interne et externe, les prises de messages ;

• La constitution et l'organisation de fiches de contacts des partenaires internes et externes.

2. L'agenda:

• La gestion de l'agenda des collaborateurs et collaboratrices;

• Le lien avec le cabinet de la Maire et des autres élus et élues ;

• Soutien ponctuel sur l'agenda de l'élu ou élue.

3. La logistique:

• La gestion des ressources matérielles en lien avec les services ;

• Soutien sur la gestion du budget du cabinet et des commandes.

4. les événements et réunions:

• L'organisation logistique des réunions : réservation de salle, invitation des participants, préparation matérielle ;

• Soutien à la chefferie dans l'organisation d'évènements publics : prix, réceptions, fêtes, etc.

5. Courriers :

• Le traitement des courriers : enregistrement, scan, répartition, mise en forme, envoi, classement ;

• La rédaction de courriers administratifs simples ;

• L'archivage et l'organisation de la documentation du cabinet.

6. Gestion de Notes:

• La préparation de notes : mise en forme, impression, classement, préparation de parapheurs, … ;

• La préparation des dossiers de séance du Conseil de Paris,

• La rédaction de comptes-rendus simples ;

• La préparation de dossiers d'arbitrages et d'informations.

Qu’attend-on de vous ?

Qualités requises :

Sens de l'accueil, diplomatie et qualités relationnelles
Discrétion, confidentialité, rigueur
Esprit d'équipe

Connaissances professionnelles :

Maîtrise des logiciels et outils informatiques: Word, Excel, Outlook
Organisation d'agendas
Prises de notes, capacités rédactionnelles

Savoir-faire :

Bonne organisation
Capacité d'adaptation
Prise d'initiative

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris et ses établissements publics accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Ils mettent en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Processus de recrutement

Vous êtes en situation de handicap et vous avez besoin d’un aménagement pour participer à l’entretien de recrutement (ex. interprète en langue des signes françaises), contactez drh-handicap@paris.fr

Rémunération

Votre rémunération en qualité de titulaire à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :

· Débutant (ou junior) : 1676 €

· Confirmé : 1860 €

Des compléments seront possibles en fonction des missions

Contact

Margot Vandecandelaere margot.vandecandelaere@paris.fr
Cheffe de cabinet