Assistant.e administratif.ve du Petit Palais, musée des beaux-arts de la Ville de Paris F/H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

Paris Musées, établissement public administratif réunissant plus de 1 000 agents, regroupe les 12 musées et 2 sites patrimoniaux de la Ville de Paris. Premier réseau de musées en Europe, Paris Musées a pour missions la valorisation, la conservation et la diffusion des collections des musées municipaux. Les musées et sites de Paris Musées mettent en œuvre une programmation ambitieuse d'expositions, accompagnée d'une offre culturelle et d'une médiation à destination de tous les publics.

*Les 12 musées et les 2 sites patrimoniaux sont la Maison de Balzac, le musée Bourdelle, le musée Carnavalet-Musée d'Histoire de la Ville de Paris, la Crypte archéologique de l'Ile de la Cité, les Catacombes de Paris, le musée Cernuschi, le musée Cognacq-Jay, le Palais Galliera, le musée d'Art moderne de Paris, le musée de la Libération de Paris – musée du Général Leclerc-musée Jean Moulin, le Petit Palais-musée des Beaux-Arts de la Ville de Paris, les maisons de Victor Hugo à Paris et à Guernesey, le musée de la Vie romantique et le musée Zadkine.

Quelles sont vos missions ?

Finalités du poste :
Au sein du secrétariat général, l'assistant.e administratif.ve contribue au bon fonctionnement administratif, budgétaire et logistique du musée.

Véritable interlocuteur.trice de proximité, il/elle accompagne les services du musée dans la gestion quotidienne de leurs activités, assure le suivi de l'exécution budgétaire et participe à la coordination de dossiers transversaux en lien avec les équipes du Petit Palais et les directions de Paris Musées.

Par son action, il/elle participe à la qualité du fonctionnement du musée et au bon déroulement de ses activités.

Principales missions :

Gestion administrative et budgétaire /
- Assurer la gestion comptable du musée en dépenses de fonctionnement et d'investissement.
- Veiller au respect des procédures d'achat et des règles de commande publique.
- Contrôler la conformité des devis et assurer le suivi des engagements budgétaires.
- Préparer et suivre les commandes dans l'application ASTRE : création de tiers ; saisie des bons de commande ; engagements et visas ; relances administratives.
- Contrôler et suivre les factures dans DEMABOX.
- Vérifier les services faits et assurer le suivi des délais de paiement.
- Participer à l'exécution budgétaire du musée : consommation des crédits ; virements de crédits ; budget primitif (BP) ; décisions modificatives (DM) ; attachements et calendrier budgétaire.

Appui au fonctionnement des services :
- Rédiger les comptes rendus et relevés de décisions (réunion d'exploitation,…)
- Organiser les réunions et accueillir les interlocuteurs du secrétariat général.
- Gérer les ordres de mission des agents du musée
- Assurer la gestion de l'agenda du secrétariat général

Coordination et soutien transversal :
- Participer à la gestion et à la réservation des espaces du musée en lien avec l'assistant.e de direction.
- Contribuer à l'organisation des événements institutionnels avec les partenaires du musée, la Ville de Paris et les directions de Paris Musées.
- Assurer la continuité de service en remplaçant l'assistant.e de direction en cas d'absence
- Assurer la continuité de service en remplaçant l'assistant.e RH dans la transmission des états

Qu’attend-on de vous ?

Profil :
- Expérience de gestion administrative et budgétaire
- Grande rigueur, autonomie et sens de l'organisation
- Gestion des priorités, diplomatie, sens de la confidentialité
- Capacité à travailler en équipe et à prendre des initiatives

Compétences :
- Bonne capacité rédactionnelle, bonne expression orale et aisance relationnelle
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.)
- Maîtrise des applications métier ASTRE, DEMABOX, INSER

Connaissances :
- Connaissances générales en ressources humaines, en finances publiques et en marchés publics
- Connaissance des règles de gestion du temps de travail et des règles statutaires de la fonction publique

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris et ses établissements publics accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Ils mettent en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Rémunération

Selon parcours

Contact

Non renseigné