Adjoint ou Adjointe à la responsable du bureau de l'état civil F/H
- Entité
- DIRECTION DE LA DEMOCRATIE, DES CITOYENS ET DES TERRITOIRES
- Sous-entité
- MAIRIE ADMINISTRATION 20EME ARRDT
- Filière
- Administrative
- Type d'emploi
- Emploi permanent
- Métier
- Responsable administratif(-ve)
- Poste ouvert aux contractuels
- Non
- Poste à pourvoir à partir du
- 31/01/2024
- Catégorie
- B
- Poste télétravaillable
- Non
- Corps
- Secrétaires administratifs des Administrations Parisiennes
- Localisation
- 75020 PARIS
- Management d'équipe
- Oui
- Emploi fonctionnel
- Non
- Réf.
- V03695-1666
Comment et avec qui travaillez-vous ?
La Mairie du 20ème initie plusieurs projets de nature à moderniser ses services, favoriser la participation des agents et des agentes et assurer un suivi de la qualité de son activité grâce à la démarche Vous Simplifier Paris.
Le bureau de l'état civil est le service à la population le plus important de la Mairie du 20e. Organisé en pôles d'accueil, il est chargé de dresser les actes relatifs à l'état des personnes (naissance, reconnaissance, mariage, décès) et de les tenir à jour (apposition des mentions et jugements). Les agentes et agents du bureau sont également chargés et chargées d’assister les élues et les élus lors des cérémonies de célébration des mariages.
Vous serez sous l'autorité de la responsable du bureau, et encadrerez une équipe de 18 agentes et agents de catégorie C.
Quelles sont vos missions ?
En tant qu’adjointe ou adjoint à la responsable du bureau de l’état civil, vous exercerez à titre principal les missions suivantes :
- Participation à l'encadrement de l'équipe : organisation des activités du service (plannings, formations, congés, gestion de la polyvalence, évaluations professionnelles), animation des réunions, etc;
- Conduite d'action d'amélioration du fonctionnement du service et des différentes procédures/process associés;
- Mise en place d'une vieille juridique afin d'assurer l'acquisition et l'actualisation des compétences techniques des agents et agentes du service;
Vous pouvez également suppléer, en tant que besoin, les agents et agentes en guichet pour répondre aux demandes des usagers et usagères :
- Gestion la boîte mail générique et des courriels Elise;
- Établissement des actes d'état civil (naissance, mariage, décès) et des livrets de famille, gestion des mentions et des jugements, traitement des demandes de changement de prénom, numérisation des actes;
- Gestion des autorisations de crémations;
- Délivrance des actes demandés au guichet, par Internet, via Comedec ou par courrier ;
- Enregistrement des déclarations, modifications et dissolutions des PACS;
- Participation à la cérémonie de mariage en tant que fonctionnaire d'état-civil ;
- Contrôle et validation des dossiers de Pacs et mariage;
Vous assurerez également l'accueil physique, et téléphonique et numérique du public en veillant à appliquer les 4 règles d’or de la relation usager pour Vous Simplifier Paris.
Vous serez en relation avec les services de la mairie, les services centraux de la Ville et les services extérieurs (bureau de l'accompagnement juridique, centre d'appel 3975, hôpitaux, Parquet de Paris, autres communes).
Qu’attend -on de vous ?
Expérience confirmée dans le domaine de l’état civil exigée
Qualités requises :
- Rigueur, dynamisme, sens de l’initiative
- Patience et pédagogie
- Polyvalence, diplomatie
- Sens du service public
- Goût du contact public avec gestion de conflit
Connaissances professionnelles :
- Maîtrise affirmée de la matière juridique
- Connaissance des techniques d’accueil du public
- Connaissance du fonctionnement de la Ville et des mairies d’arrondissement
- Connaissance des principes fondamentaux du service public
Savoir-faire :
- Capacité à co-organiser l'activité du service et la mise en place de nouveau process
- Capacité managériale confirmée
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Outlook) et du logiciel métier Cityweb
Les + du poste
Ce poste ouvre droit à une Nouvelle Bonification Indiciaire.
Quelles particularités du poste ?
La Ville de Paris et le CASVP compensent le handicap de leurs agents par des aménagements raisonnables et vous accompagnent à toutes les étapes de votre carrière.
Horaires fixes (8h30-17h). Par roulement, nocturne les jeudis jusqu’à 19h30 et permanence le samedi (accueil, mariages, naissances/décès). Heures supplémentaires possibles.
Processus de recrutement
Vous êtes en situation de handicap et vous avez besoin d’un aménagement pour participer à l’entretien de recrutement (ex. interprète en langue des signes françaises), contactez drh-handicap@paris.fr
Rémunération
Votre rémunération à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :
- Débutant (ou junior) : 1900€
- Confirmé : 2250€
Des compléments seront possibles en fonction des missions
Contact
ARMAND Cynthia, Direction générale des services
Tél : 01 43 15 21 02 / 03
Email : cynthia.armand@paris.fr
Mairie du 20ème arrondissement
6 place Gambetta - 75971 PARIS CEDEX 20