Chargée ou Chargé de l'administration générale auprès de la cheffe de la CASPE 11/12 F/H
- Entité
- DIRECTION DES AFFAIRES SCOLAIRES
- Sous-entité
- CASPE 11/12 POLE RH
- Filière
- Administrative
- Type d'emploi
- Emploi permanent
- Métier
- Gestionnaire ressources humaines
- Poste ouvert aux contractuels
- Non
- Poste à pourvoir à partir du
- 09/02/2024
- Catégorie
- B
- Poste télétravaillable
- Non
- Corps
- Secrétaires administratifs des Administrations Parisiennes
- Localisation
- 75012 PARIS
- Management d'équipe
- Oui
- Emploi fonctionnel
- Non
- Spécialité
- Administration générale
- Réf.
- V25711-2297
Comment et avec qui travaillez-vous ?
Les Circonscriptions des Affaires Scolaires et de la Petite Enfance (CASPE) regroupent les services de terrain de la Direction des Affaires Scolaires (DASCO) et de la Direction des Familles et de la Petite Enfance (DFPE). Elles sont chargées du fonctionnement des établissements scolaires et de la petite enfance ainsi que de l’organisation des activités péri et extrascolaires.
Parmi les 10 CASPE parisiennes, vous rejoignez la CASPE 11/12 qui assure la gestion de 79 établissements scolaires et de 50 établissements d’accueil de la petite enfance sur le territoire des 11 et 12e arrondissements. Dirigée par la Cheffe et son adjointe, elle est composée de quatre pôles (Équipements et Logistique, Ressources Humaines, Affaires Scolaires et Familles Petite Enfance) et regroupe près de 70 agents.
Vous êtes directement rattaché.e à la Cheffe de la circonscription et à ce titre, vos missions sont d’un appui fondamental au bon fonctionnement de l’ensemble des activités des pôles. En assurant la gestion d’un pool administratif, vous participez également à la bonne coordination entre les différents pôles et les acteurs de l’environnement professionnel de la CASPE, notamment les mairies d’arrondissement et les établissements scolaires.
Quelles sont vos missions ?
En tant que chargé - chargée de l’administration générale de la CASPE, vous encadrez un agent (adjoint administratif) sur le plan hiérarchique et deux agents sur le plan fonctionnel (adjoints administratifs).
Les missions dont vous êtes en charge se structurent de la manière suivante :
Gestion et suivi de dossiers spécifiques et transversaux
§ Mise à jour des guides de rentrée ;
§ Traitement des saisines en lien avec les mairies d’arrondissement ;
§ Suivi des conventions d’occupations des locaux ;
§ Suivi des plans particuliers de mise en sécurité (PPMS) des écoles ;
§ Suivi du dispositif des cours des établissements ouvertes le samedi matin ;
§ Suivi du déploiement des solutions de tri pour les déchets alimentaires, obligatoires depuis le 1er janvier 2024 conformément à la Loi relative à la lutte contre le gaspillage et à l’économie circulaire de 2020 ;
§ Ouverture et préparation des bureaux de vote lors de l’organisation d’élections en lien avec les mairies d’arrondissement.
Gestion du fonctionnement du pool administratif
§ Accompagnement des pôles sur les différentes demandes administratives : demande et suivi de tickets SATIS, diffusion d’outils de communication et rédaction de courriers ;
§ Contribution à l’organisation de réunions stratégiques : réservation de salles et préparation de dossiers en lien avec les différents pôles et les mairies d’arrondissement ;
§ Rédaction des comptes rendus de réunion et mise à jour des supports de présentation au format PowerPoint ;
§ Mise en place d’outils, de tableaux de bord en lien avec les dossiers suivis.
Accueil et orientation
§ Accueil des agents et usagers se présentant à la CASPE ;
§ Réception et traitement des appels téléphoniques ;
§ Accueil des nouveaux arrivants au sein de la CASPE.
Qu’attend -on de vous ?
Formation et expérience : vous avez de solides capacités rédactionnelles, particulièrement à l’aise dans la rédaction de mails et maîtrisez parfaitement le langage administratif. Une expérience au sein d’un secrétariat de direction serait appréciée.
Motivations : Vous avez un intérêt pour les politiques publiques et souhaitez connaître davantage celles menées par la collectivité parisienne, notamment en matière de service public de la petite enfance et d’offres d’activités éducatives pour tous les enfants parisiens.
Soft skills : Vous êtes rigoureux.se, discret.e et méthodique dans l’accomplissement de vos missions. Doté d’un sens du relationnel, vous êtes à l’aise dans les échanges téléphoniques et prise de parole.
Connaissances professionnelles : La connaissance de l’environnement professionnel des deux directions DASCO/DFPE ainsi que de la méthodologie de projet constituerait une valeur ajoutée à votre profil. Vous maîtrisez les outils bureautiques et disposez de compétences confirmées en matière de reporting. Collecter des données afin de les analyser et de les rendre exploitables pour répondre à une demande est un exercice avec lequel vous êtes familiarisé.e.
Savoir-faire : Vous savez encadrer et déléguer des missions à vos collaborateurs et collaboratrices. Vous démontrez de réelles facultés à anticiper, à communiquer, à prendre des initiatives et être force de propositions. Par vos orientations et vos conseils, vous assurez un accueil d’une grande qualité, en répondant précisément aux attentes tant des agents que des usagers.
Les + du poste
Le rattachement hiérarchique à la Cheffe de la CASPE et la nature de vos missions vous placent en première ligne quant à l’accueil qui sera réservé aux agent.es et aux usagèr.es. Vous êtes garant.e de la qualité de cet accueil, de la précision des réponses que vous apportez et du bon cheminement des demandes afin qu’elles soient traitées par les services compétents le cas échéant.
Que vous ayez une expérience ou non en matière d’encadrement d’équipe, ce poste vous donne l’opportunité de développer et de parfaire de réelles compétences managériales. Par le management du pool administratif et la capacité à travailler en coordination au quotidien, vous pouvez développer une transversalité très intéressante pour la poursuite du déroulement de votre carrière.
La CASPE est une entité administrative qui offre l’atout de pouvoir observer de près la mise en œuvre de deux politiques publiques parisiennes, au plus proche des problématiques des acteurs de terrain dont la motivation est d’apporter des solutions proportionnées, efficaces et innovantes.
En rejoignant la Ville de Paris, vous avez aussi la possibilité d’accéder à un certain nombre d’avantages tels que :
§ Participation aux mutuelles santé et prévoyance ;
§ Remboursement partiel des transports domicile-travail ;
§ Accès aux offres proposées par l’AGOSPAP (loisirs et vacances) ;
§ Accès aux restaurants administratifs de la Ville de Paris ;
§ Accès gratuit aux équipements sportifs municipaux.
Quelles particularités du poste ?
Intégrer la Ville de Paris, c’est rejoindre une collectivité pleinement engagée sur les conditions de travail de ses agents et leurs possibilités d’évolution :
§ Si vous êtes en situation de handicap, la Ville de Paris et le CASVP compensent le handicap de leurs agents par des aménagements raisonnables et vous accompagnent durant toutes les étapes de votre carrière.
§ Elle est pleinement engagée sur les questions d’égalité réelle, de lutte contre les discriminations et d’inclusion. Doublement labellisée par l’AFNOR, elle continue d’adapter ses politiques RH pour répondre aux enjeux d’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et de diversité.
§ Elle est également sensible à la qualité de vie au travail de ses agents et offre des conditions favorables à l’équilibre entre vie personnelle et professionnelle.
§ Si vous souhaitez évoluer sur le plan professionnel, la collectivité parisienne offre également une large palette de formations accessibles aux agents tout au long de leur carrière.
Processus de recrutement
-étude de votre candidature par la cheffe de CASPE et son adjointe
-entretien avec la Cheffe de la CASPE et son adjointe
Rémunération
Votre rémunération à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :
- Débutant (ou junior) : 1900€
- Confirmé : 2250€
Des compléments seront possibles en fonction des missions
Contact
Laurie Dahan laurie.dahan@paris.fr
Caroline Bercy caroline.bercy@paris.fr