Assistant Assistante à la sous-direction des établissements scolaires F/H

  Vous intégrez le secrétariat de la sous-direction, du service des moyens aux établissements, du service du patrimoine scolaire, du bureau de la prévision scolaire et du pôle " architecture éducative ", avec pour objectif de faciliter le travail des cadres et des équipes aux quotidien en assurant un appui logistique et méthodologique.  Travaillant en binôme, vous êtes responsable des activités suivantes :  

1.  La gestion des appels téléphoniques et du courrier : Vous orientez les appels téléphoniques de la sous-direction.  Vous assurez le pilotage et la gestion de tous les courriers concernant les services et la sous-direction, qu'ils soient sous format papier ou dématérialisés. Vous utilisez le logiciel ELISE pour les courriers dématérialisés.   Vous assurez un suivi des affaires signalées.  Vous rédigez les courriers type nécessaires.  Vous pouvez être amené à la réalisation de synthèses de dossier, à la vérification de fichiers et à des relances téléphoniques.  
2. La gestion de l'agenda et l'appui à la préparation des réunions : Vous planifiez et organisez les réunions et vous vous assurez de la cohérence des différents agendas.  A la demande des organisateurs de réunion, vous établissez ordres du jour et/ou relevés de décision, et/ou constituez des fonds de dossier. 
3. La gestion de la logistique  : Vous traitez les demandes de matériels et mobiliers et signalez les dysfonctionnements bâtimentaires au gestionnaire de l'immeuble. Vous gérez les fournitures de bureau et consommables informatiques.  Vous êtes gestionnaire de la carte achat : référencement les fournisseurs, réalisation des achats et instruction de la régularisation comptable dans CRESUS.   Vous aidez à l'organisation logistique de réunions et séminaires. 
4. La gestion en ressources humaines  : Vous êtes gestionnaire temps de travail sur Chronotime : paramétrages, gestion des anomalies et réponse du 1er niveau aux agents.  Vous suivez les ordres de mission de la sous-direction.  Vous organisez l'accueil des nouveaux arrivants (ressources informatiques) et des stagiaires.