Assistant(e) de la sous direction des ressources F/H
- Entité
- DIRECTION DES SOLIDARITES
- Sous-entité
- S.D DES RESSOURCES
- Filière
- Administrative
- Type d'emploi
- Emploi permanent
- Métier
- Assistant(e)
- Poste ouvert aux contractuels
- Non
- Poste à pourvoir à partir du
- 01/06/2024
- Catégorie
- C
- Poste télétravaillable
- Oui
- Corps
- Adjoints Administratifs des Administrations Parisiennes
- Localisation
- 75012 PARIS
- Management d'équipe
- Non
- Emploi fonctionnel
- Non
- Réf.
- C32035-4285
Comment et avec qui travaillez-vous ?
La Direction des Solidarités/Centre d'action sociale de la Ville de Paris a pour mission de lutter contre l'exclusion, réduire les inégalités, et faciliter l'accès aux droits. En accompagnant les Parisiens les plus vulnérables, tels que les personnes âgées, en situation de handicap, les familles en difficulté, ou en grande précarité, l'établissement public municipal, le Centre d'Action Sociale de la Ville de Paris, met en œuvre l'action sociale sur le territoire parisien. Ses interventions comprennent des aides ou prestations en espèces ou en nature, ainsi que la gestion d'établissements ou services sociaux et médico-sociaux, mobilisant d'importants moyens humains et financiers.
Poste directement rattaché à la direction, au sein du secrétariat du Sous-Directeur des Ressources et de ses deux Adjoints.
Le secrétariat est constitué de deux agents, tous deux adjoints administratifs.
Quelles sont vos missions ?
Placé(e) sous l’autorité directe du Sous-Directeur des Ressources, il (elle) a pour mission, en binôme avec son (sa) collègue de :
Activités principales :
- Accueil physique, filtrage téléphonique et orientation des agents et partenaires.
- Gestion des plannings du Sous-Directeur, des Adjoints (organisation, anticipation, supervision).
- Planification et préparation des réunions récurrentes, des instances (convocations, réservations de salles, ordres du jour, dossiers, installation, réservation, etc.).
- Appui à la gestion des salles de réunion de Mazas (planification Rooming it)
- Prise de notes, correction de notes/courriers internes ou externes et diffusion aux services concernés.
- Suivi des courriers signalés (médiateur)/parapheurs (création d’un tableau de suivi, corrections, relance, CRA…).
- Appui informatique (installation, paramétrage, administration, résolution des problématiques).
- Gestionnaire des temps/gestion des anomalies, congés, validation, paramétrage (Chronotime, 50 agents).
- Appui RH (accueil, procédures d'entrée des agents, référent MAJ délégation de signature, suivi de l'intégration, suivi des campagnes RH).
- Chargé des décès (courriers, signalement HDV, commande de couronne mortuaire).
- Mise à jour des annuaires et de l'organigramme.
- Coordination des communications internes au sein de la direction.
- Suivi administratif des projets en cours au sein de la direction.
- Organisation logistique d'événements spécifiques, tels que des formations, des séminaires ou des rencontres professionnelles.
- Contribution à la rédaction et à la diffusion de notes de service et de communications internes.
Qu’attend -on de vous ?
Qualités requises :
Grande discrétion et disponibilité.
Aptitudes relationnelles et sens du contact.
Sens de l'organisation et capacités d'adaptation.
Sens de l'initiative et autonomie.
Réactivité, rigueur et rapidité d'exécution.
Qualités rédactionnelles.
Maîtrise des logiciels bureautiques et aisance informatique, y compris l'utilisation d'applications spécifiques.
Capacité à travailler sous pression.
Esprit d'équipe et collaboration efficace.
Polyvalence et flexibilité.
Excellente gestion du temps et des priorités.
Professionnalisme et éthique professionnelle.
Les + du poste
Travail en équipe
Quelles particularités du poste ?
La Ville de Paris et le CASVP accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.
Rémunération
-
Contact
Frédéric Oyhanondo, sous directeur des ressources
frederic.oyhanondo@paris.fr