Chargé ou chargée d'accueil et d'information Maison Vie Associative et Citoyenne à Paris Centre F/

1. Accueil du public et des associations :

·         Accueil physique et téléphonique du grand public, conseil de premier niveau et orientation vers les interlocuteurs pertinents et les interlocutrices pertinentes.

·         Gestion de la documentation et recherches Internet en relation avec les questionnements associatifs et/ou grand public.

·         Suivi élémentaire d' associations (rendez-vous présentation MVAC ou création association)

·         Conseil et information de 2ème niveau (participation citoyenne, subventions et services numériques) selon le niveau de compétence acquis

2.  Participation à l’animation et au bon fonctionnement de l’équipement :

·         Gestion des plannings de réservation des salles via le logiciel dédié (IRMA) en lien avec la responsable de l’équipement et veille de leur bonne mise à disposition

·         Programmation des clés électroniques et réalisation des états des lieux dans le cadre de la mise à disposition des salles en dehors des horaires d’ouverture

·         Élaboration de documents internes, informations à faire passer, petite signalétique ou affichages

·         Mise en œuvre de la démarche qualité : respect des engagements et délais associés à la démarche qualité et application des procédures obligatoires

·         Veille technique sur le bon usage du matériel de la MVAC mis à la disposition des associations (équipements informatiques, photocopieurs multifonctions), sollicitations des services de la Ville concernés.

·         Gestion des fournitures et des consommables (papier, toner), veille et alerte.

·         Assistance technique (salle informatique et reprographie) et occasionnelle du matériel, préparation des salles (cloisons).

·         Suivi et mises à jour (dont validations à l’exclusion des référencements) du fichier ParisAsso (application permettant aux associations de réaliser diverses démarches en ligne),

·         Distribution du courrier dans les boîtes aux lettres

·         Participation aux événements organisés en équipe par la MVAC et organisation de ceux-ci

·         Participation aux actions de communication (contribution à la rédaction de la newsletter, aux réseaux sociaux, relai d'information par mailing). 

3. Tâches administratives et de secrétariat :

·         Gestion de la boîte mail générique de l’équipement (tri et orientation des mails reçus, réponse aux demandes des habitants et des associations…)

·         Préparation des dossiers d’inscription, de domiciliation, et enregistrement des associations à la MVAC en lien avec la responsable de l’équipement

·         Numérisation et archivage des dossiers