Assistant.e du Secrétaire Général Adjoint et des chargé.e.s de mission du pôle F/H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

Le Secrétariat général de la Ville de Paris a pour mission de veiller à la mise en œuvre coordonnée des orientations politiques définies par la Maire de Paris et l’Exécutif municipal. Il assure, pour cela, un rôle de pilotage de l’action administrative et d’animation de l’ensemble des directions. Il pilote les principaux projets de la mandature.

Quelles sont vos missions ?

Sous l’autorité hiérarchique du Secrétaire général adjoint et sous l’autorité fonctionnelle de la responsable du secrétariat particulier de la Secrétaire générale, l'assistant.e assure le secrétariat du Secrétaire général adjoint du pôle en coordination avec les assistant.e.s des Secrétaires généraux adjoints et la responsable du secrétariat particulier.

Il.elle remplit les missions suivantes :

- Organisation des réunions animées par le Secrétaire général adjoint et suivi de l'agenda, en lien avec le Cabinet de la Maire, les Cabinets d’élus, Mairies d’arrondissement et Directions

- Organisation des réunions pilotées par les chargé.e.s de mission (réservation de salle, préparation des avis de réunion, diffusion aux participants)

- Préparation des dossiers de réunion, envoi aux participants des documents préparatoires ;

- Gestion du courrier via le logiciel Elise (création de courriers, suivi et transmission aux interlocuteur.rice.s.);

- Suivi des notes d’arbitrage

- Diffusion des comptes-rendus,
- Réservation des salles, préparation des avis de réunion et envoi aux participants (via la messagerie Outlook) ;
- Rédaction et mise en forme de courriers divers ;

- Classement numérique et archivage numérique/papier des documents dans le respect du plan de classement,

- Participation au réseau des assistant.e.s (réunions, rencontres, présentation du métier aux nouveaux arrivants, etc.)

- Création et mise à jour documentaire sur le réseau partagé et l’Intranet

- Accueil, filtrage téléphonique et prise de messages ;

Qu’attend -on de vous ?

Qualités requises : Grande discrétion, Sens de l'organisation et autonomie, Capacité d'adaptation, esprit d’équipe et réactivité, Disponibilité, Aisance relationnelle avec des interlocuteurs de tous niveaux

Connaissances professionnelles : Maitrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet, Connaissance du logiciel de courrier ELISE (formation possible)

Savoir-faire : Gérer les urgences, son temps de travail et les priorités, Anticiper et organiser l’activité d’un ou plusieurs managers, Aisance de l’expression orale et écrite, qualité rédactionnelle, Communiquer et adapter son discours en fonction de la situation

Les + du poste

NBI

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris et le CASVP accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Secrétariat mutualisé entre Secrétaires généraux adjoint.e.s – Permanence des secrétariats par roulement entre 8h45 et 18h pour les absences et les congés

Processus de recrutement

CV + Lettre de motivation

Rémunération

Votre rémunération à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :

- Débutant (ou junior) : 1908€

- Confirmé titulaire FP : 2250€

Pour les contractuels : obligation de passer le concours et rémunération en entrée de corps débutant.

Des compléments seront possibles en fonction des missions

Contact

Maud LE RAL

maud.leral@paris.fr

01 42 76 62 64