Agent ou agente d'accueil en Maison de la Vie Associative et Citoyenne du 9e F/H

Sous l’autorité de la Responsable de la MVAC et de la Directrice du développement de la vie associative et citoyenne du 9e, vous accueillerez les associations et le public pour les informer et répondre à leurs sollicitations. Vous prendrez part, en soutien à la responsable de la MVAC, au développement associatif et contribuerez à l'animation et au bon fonctionnement de l'équipement. 

A ce titre, vous réaliserez diverses missions : 

1. Accueil du public et des associations :

• Accueil physique et téléphonique du public, conseil de premier niveau et orientation vers les interlocuteurs pertinents et les interlocutrices pertinentes ;
• Gestion de la documentation et conseil en documentation (orientation vers des ouvrages spécialisés) ;
• Suivi élémentaire des associations (rendez-vous présentation MVAC ou création association)
• Conseil et information de 2e niveau (participation citoyenne, subventions et services numériques) selon le niveau de compétence acquis

2. Participation à l’animation et au bon fonctionnement de l’équipement :

• Participation aux actions de communication (contribution à la newsletter et aux réseaux sociaux.) et aux événements organisés en équipe par la MVAC et organisation logistique de ceux-ci ;
• Élaboration de documents internes, informations à faire passer, petite signalétique ou affichages ;
• Mise en œuvre de la qualité de service : respect des engagements et délais associés à la démarche qualité et application des procédures obligatoires ;
• Gestion des plannings de réservation des salles en lien avec la responsable de l’équipement et veille à leur bonne mise à disposition ;
• Veille technique sur le bon usage du matériel de la MVAC mis à la disposition des associations (équipements informatiques, photocopieurs,...); 
• Gestion des fournitures et des consommables (papier, toner), veille et alerte ;
• Assistance technique (salle informatique et reprographie), préparation des salles ;
• Suivi et mises à jour du fichier PARIS ASSO (application permettant aux associations de réaliser diverses démarches en ligne) ;
• Distribution du courrier dans les boîtes aux lettres des associations domiciliées à la MVAC 9.
  
  

3. Tâches administratives et de secrétariat :

• Préparation des dossiers d’inscription et enregistrement des associations à la MVAC ;
• Gestion de la boite mail générique de l’équipement (tri et orientation des mails reçus, réponses aux demandes des habitants et des habitantes et des associations…) ;
• Organisation des prises de rendez-vous ;
• Numérisation et archivages des dossiers.