Assistant.e administratif.ve chargé.e des ressources humaines au Musée d'Art moderne F/H

Finalité du poste :

L’assistant(e) administratif(ive) RH est chargé(e) du suivi administratif des équipes du musée d’Art moderne, plus particulièrement des personnels à horaire variable ainsi que du suivi des stagiaires.

Principales missions :

L’assistant/assistante en ressources humaines assure la gestion administrative et opérationnelle des activités RH pour son périmètre de gestion (70 agents à horaires variables et 7 intervenants culturels). Polyvalent(e), il/elle assiste son responsable de pôle dans l’accomplissement de missions variées relatives à l’administration du personnel et à la gestion de carrière et constitue un premier interlocuteur RH pour les personnels, en lien avec la direction des ressources humaines et des relations sociales de Paris Musées (DRHRS). Il/elle est d’autre part référent stagiaires pour l’ensemble des services du musée.

§  Accueil, conseil et information des agents sur leurs droits et obligations (titulaires et contractuels CDD et CDI publics). 

• À ce titre, il.elle assure l’interface entre la DRHRS et les agents pour les questions relatives à leur statut, leur carrière, leurs droits à prestations sociales (accueil lors de la prise de fonctions, accueil quotidien, diffusion de l’information RH en interne, etc…) et demandes de visites médicales.
• Il.elle assiste notamment les agents dans la constitution de leur dossier de retraite (suivi des dates, information des agents, contrôle des pièces).
• Il.elle est chargé.e de la mise à jour du trombinoscope du musée et du livret d’accueil des nouveaux arrivants .

Gestion du temps de travail, des congés et des absences :il. Elle assure le suivi des arrêts maladie, déclaration d’accidents du travail, congés divers (en lien avec l’UGD). 

Suivi de certains éléments variables de paie (heures supplémentaires, astreintes). Gestion chronotime des personnels aux horaires variables (saisies de certaines absences ; suivi des anomalies bloquantes ; édition et diffusion des requêtes chronotime). Gestion du temps de travail des ICM en lien avec le.a chargé.e des réservations au service  éducatif et culturel (gestion sur document excel). 

Suivi des autorisations de télétravail et de leur conformité avec le Plan d’Organisation des Services

En appui du responsable de pôle :

§  Réalisation de reporting d’activité RH sur les différents tableaux de bord du service (tableaux des effectifs, heures supplémentaires, visites médicales etc…)

§  Participation à la campagne annuelle d’entretien d’évaluation.(transmission, numérisation, collecte des entretiens pour son périmètre de gestion) ;

§  Missions ponctuelles dans le cadre des réaménagements de locaux des personnels (5ème et 6ème étage du musée) : compte-rendu de réunions, notes d’information des agents ;

§  Gestion des demandes pour le Musée d’Art moderne (environ 50 dossiers de stage validés par an en moyenne) :

• Sélectionner et diffuser les candidatures aux services et réponses aux sollicitations de stages
• Actualiser les tableaux de bord (chrono des demandes de stages, occupation des locaux)
• Accueillir les stagiaires et veiller à leur bonnes conditions matérielles d’installation
• Contrôler et transmettre à la DRHRS des états d’heures des stagiaires rémunérés
• Organiser les stages d’observation professionnelle (niveau 3ème et 2nd) (entre 3 et 4 sessions par an) : contacts avec les parents et les enseignants, suivi de la convention, accueil des stagiaires
• Développer les bonnes pratiques dans la gestion des conventions de stage et initier une démarche qualité (délai de réponse, délai d’instruction, livret accueil stagiaire etc…)