Secrétaire du chef de service et de ses adjointes F/H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

La Direction de l’urbanisme de la Ville de Paris élabore et tient à jour les documents d’urbanisme stratégiques et règlementaires, porte la mise en œuvre des grands projets d’aménagement urbain, conduit la stratégie foncière de la Ville de Paris, délivre les autorisations d’urbanisme et du paysage de la rue, contrôle leur mise en œuvre et recouvre les taxes.

Fort de 187 agents, le service du permis de Construire et du paysage de la Rue (SPCPR), comprenant 4 circonscriptions territoriales et 3 bureaux, a pour mission d'instruire et de délivrer les autorisations d’urbanisme (12 500 /an), d’enseignes, d’étalages de terrasses (2 400/an) et de la publicité, ainsi que de missions relevant du contrôle, de la fiscalité, du contentieux (400/an) et des statistiques de la construction à Paris. Il participe à hauteur de 50 millions au budget de la Ville de Paris.

L'instruction des dossiers d'urbanisme se fait par voie dématérialisée. L'instruction des dossiers du paysage de la Rue est en voie de dématérialisation. Le service s'inscrit dans la démarche "Vous simplifier Paris" et le respect des règles d'Or du service à l'usager.

Les agents travaillent en lien avec les usagers (pétitionnaires, promoteurs, commerçants, particuliers…), les autres directions de la Ville, des partenaires extérieurs (SEM de la ville, Préfecture de Paris, Préfecture de Police, ABF…).

Quelles sont vos missions ?

Vous aimez le contact avec les usagers et le travail en équipe, vous souhaitez enrichir vos connaissances dans un domaine riche et varié, le poste est fait pour vous. Vous travaillerez en binôme avec un.e collègue.

Dans le cadre de vos activités principales,

-Vous organisez les réunions et prenez les rendez-vous

-Vous répondez aux appels téléphoniques, vous accueillez les usagers, les partenaires de la Ville

-Vous tenez l'agenda du chef de service et de ses adjointes

-Vous tenez des tableaux de bord

-vous assurez la gestion d’agents sur Chronotime

-Vous gérez le flux du courrier du service et êtes le référent de l'application Elise (enregistrement des entrée et sorties des courriers, assistance aux agents…)

-vous gérez les fournitures du service en lien avec la sous-direction des ressources de la direction et utilisez l'application Web achat,

-vous accompagnez, une fois par semaine, en véhicule ou par les transports en commun (ligne 14) selon votre choix, l'agent en charge de la circulation des dossiers du service afin de récupérer des dossiers stockés dans le local d'archives intermédiaire situé rue Fragonard dans le 17ème arrondissement. Vous remplacez cet agent en son absence pour l'ouverture et la ventilation des courriers du jour.

Qu’attend -on de vous ?

Vous avez le sens de l'initiative et de l'organisation,

Vous savez faire preuve de rigueur, de discrétion et de réserve,

Vous présentez une aptitude au travail en équipe, vous êtes ponctuel,

Vous avez le goût pour les contacts et sens du dialogue et des relations humaines,

Vous avez les qualités requises pour occuper ce poste.

Il vous sera demandé d'être à l'aise avec les outils informatiques, pack standard (Word, Excel, Outlook). Vous serez formés à l'utilisation des logiciels métiers.

Les + du poste

Les avantages de la Ville de Paris :

- Jusqu’à 27 jours de RTT

- La participation à la mutuelle et adhésion possible à une garantie prévoyance maintien de salaire

- La participation aux frais de transport en commun (75% pour la ville de Paris) et/ou le forfait mobilité durable pour ceux qui viennent en vélo

- Une offre variée du comité des œuvres sociales (loisirs, action sociale…)

- Une politique active de formation et une organisation apprenante (Ville@pprenante et mission management pour les encadrants)

- Un engagement en faveur de l’environnement et de l’égalité femmes / hommes

Les atouts de la direction de l’urbanisme :

Vous travaillerez dans des locaux récents à proximité immédiate de la ligne de métro 14, du RER C et de nombreuses lignes d'autobus. Le tramway et la ligne 6 sont au bout de l'avenue de France à quelques minutes à pieds. L'immeuble dispose d'un local vélos. Pour la pause déjeuner, le bâtiment offre un service de restauration sur place (self et restauration rapide) et pour changer, le quartier compte de nombreux restaurants à proximité immédiate. Et si vous aimez pratiquer une activité sportive, une salle de sport se trouve en pied d'immeuble. Pour les activités culturelles la BNF se trouve de l'autre côté de l'avenue en France en face l'immeuble ainsi qu’un complexe de cinéma. L’environnement immédiat compte de nombreux commerces.

Direction dynamique et investie dans le bien-être de ses agents, elle propose de nombreuses activités professionnelles et extra-professionnelles dans le cadre du projet de direction DU-Demain : Visites terrains, chorale, activités sportives, …

Proximité d'un cinéma

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris accompagne leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Vous devez respecter les plages fixes et organisez les horaires de votre journée de travail en accord avec votre collègue pour assurer une présence au bureau de 9H à 17H30/18H.

Processus de recrutement

Si vous êtes intéressé (é) par le poste vous serez reçu par l'adjointe au chef du service en charge des ressources humaines et par le chef du service.

Rémunération

Votre rémunération en qualité de titulaire à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :

· Débutant (ou junior) : 1676 euros

· Confirmé : 1860 euros

Des compléments seront possibles en fonction des missions

Contact

Pour avoir de plus amples renseignements sur le poste vous pouvez consulter la page linkedin de la direction Paris Urbanisme - Direction de l’Urbanisme de la Ville de Paris (DU) | LinkedIn ou bien nous contacter directement par mail : philippe.roussignol@paris.fr