Secrétaire de direction en centre d'hébergement F/H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

La Direction des Solidarités (DSol) de la Ville de Paris rassemble les missions de l’action sociale, de l’autonomie, de la prévention et de la protection de l’enfance, ainsi que de l’insertion et de la lutte contre l’exclusion pilotées par l’administration parisienne. Elle comporte en son sein les missions et personnels du Centre d’Action Sociale de la Ville de Paris (CASVP).

La sous-direction de l’insertion et de la lutte contre l’exclusion (SDILE) est chargée du pilotage de la politique publique sur ce domaine et assure des missions de tutelle et d’opérateur via la gestion de nombreux établissements et lieux de vie en régie directe.

Le pôle Joséphine Baker accueille les familles, les jeunes adultes et les femmes enceintes ou sortant de maternité. Il regroupe les CHRS Pauline Roland, Crimée, Charonne et Stendhal ainsi que le CHU Agnodice. Le pôle propose un accompagnement global et individualisé autour du projet de vie (insertion sociale et professionnelle, parentalité, santé, culture, logement...), ainsi que des animations et ateliers collectifs

Rattaché au pôle Joséphine Baker, le CHRS Pauline Roland assure un accueil inconditionnel aux familles orientées par le SIAO. L’équipe pluridisciplinaire y propose un accompagnement global et individualisé autour du projet de vie (insertion sociale et professionnelle, parentalité, santé, culture, logement...), ainsi que des animations et ateliers collectifs. Elle travaille en partenariat avec l’ensemble des acteurs du secteur, afin de répondre au mieux à la diversité des besoins des personnes accueillies.

D’une capacité totale de 207 places, le CHRS Pauline ROLAND accueille :

179 résidentes avec leurs enfants hébergées en chambre individuelle dans son bâtiment principal.
28 femmes seules hébergées en studette dans une annexe située à environ 300 mètres de la résidence principale.

Le site accueille également d’autres activités mutualisées du pôle Joséphine Baker (dont la régie), l’atelier chantier d’insertion de la DSOL, ainsi qu’une restauration solidaire ouverte en semaine le midi.

Quelles sont vos missions ?

CHRS Pauline ROLAND : 35 rue Fessart - 75019 Paris - Secrétariat de direction du pôle Joséphine Baker

gestion du courrier (enregistrement, tri, diffusion et archivage, envoi) ;
réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques ;
gestion des agendas et prise de rendez-vous auprès de la direction opérationnelle du site ou la direction de pôle, notamment à l’égard des personnes hébergées à Pauline Roland ;
prise de notes et rédaction de compte-rendu, traitement et mise en forme de documents administratifs (ex : notes de services, rapport d’activité), rédaction de courriers types, suivi d’indicateurs ;
planification et organisation des réunions et des évènements organisés à Pauline Roland ou sur le pôle ;
organisation de l’archivage (papier et numérique) ;
alimentation des bases documentaires et des serveurs partagés, diffusion de l’information auprès de l’ensemble des agents ;
en matière RH, appui auprès de l’équipe de direction dans le suivi administratif des dossiers et dans l’interface avec le SLRH, suivi du plan de formation, suivi des congés et des astreintes etc.

Qu’attend -on de vous ?

Savoir-faire

N°1 Qualités relationnelles

N°2 Bonne organisation

N°3 Capacités rédactionnelles

Connaissances professionnelles

N°1 Maîtrise des outils informatiques (Internet, word, excel, Outlook etc.)

Qualités requises

N°1 Capacité d’autonomie, rigueur et méthode

N°2 Rapidité de compréhension et d’exécution

N°3 Obligation de discrétion et de confidentialité

Les + du poste

1 jour de télétravail possible sous réserve des obligations du service et de la validation de la supérieure hiérarchique
25 jours de congés annuels + RTT (au prorata de la présence et de la quotité de travail)
Œuvres sociales, accès aux structures sportives et culturelles de la Ville
Versement forfaitaire destiné à couvrir une partie des cotisations complémentaires de santé
Possibilité d’ouvrir un Compte Epargne-Temps
Nouvelle Bonification Indiciaire sous réserve de remplir les conditions statutaires
Prime Ségur

Quelles particularités du poste ?

Horaires variables sur une base de 35h hebdomadaire avec plages horaires fixes de 10h à 11h30 et de 14h à 15h30

Remplacement en tant que mandataire suppléant en cas de besoin à la régie et la sous-régie du pôle Joséphine Baker (effectuer des remplacements en régie et à la sous régie de l’épicerie solidaire (Crimée), assister en ce cas selon les procédures établies le régisseur dans les opérations de dépenses et de recettes, dans l’accueil du public ainsi que dans la tenue des outils nécessaires au fonctionnement du service).

La Ville de Paris et le CASVP accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Rémunération

Contact

Madame Juliette BOUREAU, directrice adjointe du pôle Joséphine Baker

Candidater uniquement via le site Travailler Pour Paris