Assistant ou assistante à la Direction Générale des Services de la mairie du 11ème arrondissement F/

Comment et avec qui travaillez-vous ?

La Mairie du 11ème initie plusieurs projets de nature à moderniser ses services, favoriser la participation des agents et des agentes et assurer un suivi de la qualité de son activité grâce à la démarche Vous Simplifier Paris.

La Direction Générale des Services (DGS) est chargée de mettre en œuvre la politique municipale, d’encadrer et de coordonner le travail des services administratifs. Le secrétariat de la DGS, composé de 2 agents de catégorie C et d’une responsable de catégorie B, assure les fonctions d’assistance du Directeur Général des Services et de ses 3 adjoints et adjointes.

Vous serez sous l’autorité de la responsable du service du secrétariat général (cadre B)

Quelles sont vos missions ?

Vous aurez en charge :

Enfance/familles : la rédaction et le suivi des courriers destinés aux usagers du service Petite enfance, en lien avec le Service Relais Informations Familles et à l’aide des logiciels et outils de suivi métier. Vous accompagnerez le travail des commissions d’attribution des places en crèche. Vous aurez également en charge le suivi de la commission des dérogations scolaires. De plus, vous assurerez la réponse aux usagers et usagères qui interrogent le Relais Information Familles via l’outil SOLEN.

Logement : la rédaction des courriers de réponse aux usagers et usagères du service logement et à la signature de l’adjoint au Maire chargé du logement. Les courriers seront réalisés en lien avec le service Logement et Habitat et à l’aide des outils métier.

Secrétariat général : la gestion des appels téléphoniques, l’accueil des usagers usagères et des élus et élues, le traitement des courriers (réception, transmission, rédaction), l’organisation de réunions du DGS et des DGAS, la gestion de cérémonies (médailles du travail, parrainages civils, centenaires, noces d’or et de diamant, médailles du 11e, accueil des nouveaux habitants), la préparation de l’affichage des salles, la gestion de l’affichage légal, l’enregistrement et affichage des dossiers d’urbanisme, le suivi et gestion des enquêtes publiques, la gestion de l’annuaire et des relations avec le 3975 ainsi que de la gestion des réponses et du tableau de suivi des fiches d’observation des usagers et usagères, le suivi des permanences de sécurité, le suivi des conventions de la Maison de la Vie Associative et Citoyenne.

Activités secondaires (en lien avec vos collègues du secrétariat de la DGS) :

Vous assurez une polyvalence avec les agents du secrétariat général. A ce titre, vous pourrez notamment avoir en charge la rédaction et gestion des arrêtés du Maire et de la Direction Générale des Services, transmission au contrôle de légalité ; la préparation et le suivi du conseil d’arrondissement ; la préparation des élections.

Qu’attend -on de vous ?

Grande aisance rédactionnelle et informatique, maîtrise de l’orthographe et de l’écrit administratif, excellent relationnel.

Qualités requises

N°1 – Rigueur et qualités rédactionnelles

N°2 – Organisation, méthode

N°3 – Diplomatie et sens de la discrétion

N°4 – Capacité à travailler en équipe

N°5 - Réactivité, capacité d’analyse et de synthèse

N°6 – Initiative et autonomie dans les missions confiées

Connaissances particulières

N°1 – Connaissance de la bureautique (Word, Excel, Outlook, Teams). Une formation spécifique aux logiciels utilisés (PARIS FAMILLES (ex-SIPE et GIPSE), Eudonet, ODS, Aida), est assurée dans les meilleurs délais en interne et par la DDCT

N°2 – Publipostage

Savoir faire

N°1 – Maîtrise de l’orthographe et de la grammaire

N°2 – Bon relationnel

Les + du poste

Cantine administrative à proximité (repas à 5,24€), salle de sport dans la Mairie.

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris et le CASVP accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Processus de recrutement

Vous êtes en situation de handicap et vous avez besoin d’un aménagement pour participer à l’entretien de recrutement (ex. interprète en langue des signes françaises), contactez drh-handicap@paris.fr

Rémunération

Votre rémunération en qualité de titulaire à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :

· Débutant (ou junior) : 1676 €

· Confirmé : 1860 €

Des compléments seront possibles en fonction des missions

Contact

juliette.bigot@paris.fr