SECRETAIRE DE DIRECTION F/H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

La Direction des Solidarités (DSol) de la Ville de Paris rassemble les missions de l’action sociale, de l’autonomie, de la prévention et de la protection de l’enfance, ainsi que de l’insertion et de la lutte contre l’exclusion pilotées par l’administration parisienne. Elle comporte en son sein les missions et personnels du Centre d’Action Sociale de la Ville de Paris.

Au sein de la DSol, la sous-direction des territoires (SDT) pilote le déploiement de l’action sociale à l’échelon territorial mise en œuvre par les 17 Espaces parisiens des solidarités (EPS).

L’Espace Parisien des Solidarités du 5e arrondissement coordonne et anime l’action sociale sur son territoire. Il regroupe près de 70 agents. Il met en œuvre l’accueil social inconditionnel et délivre les aides sociales facultatives de la Ville. Il gère une résidence autonomie, résidences appartements, 5 résidences appartements et 4 clubs séniors de la DSOL implantés sur son territoire.

Le secrétariat de direction appuie la direction et s'inscrit dans une dynamique d'équipe en lien avec tous les services de l’EPS, les partenaires extérieurs et les usagers. Il se compose de 27 agents, sous la responsabilité hiérarchique de la directrice adjointe a compétence administrative.

Quelles sont vos missions ?

Le ou la secrétaire de direction est en charge de :Gérer l’accueil téléphonique et physique pour la direction, les agendas de l’équipe de direction, la mise à jour de l’annuaire de l’EPS

Gérer la boite mail générique de l’EPS, la coordination et distribution des courriers aux services
Organiser la tenue des réunions internes et externes, saisir les comptes rendus de réunions, mettre en forme les notes et courriers de la direction
Participer à l’accueil des nouveaux agents (demande d’accès aux logiciels métiers- ressources informatiques et fournitures administratives)
Gérer les commandes, stocks (produits d'entretien- papiers-toner - fournitures administratives) et s’assurer du bon déroulement des livraisons en lien avec le service gestion
Assurer la petite maintenance du matériel informatique (photocopieurs, scanners, téléphones...)
Participer à l’archivage des documents de l’EPS
Participer au suivi de la démarche qualité au sein de l’EPS (saisie des tableaux de bord, suivi des incivilités, de l’écoute usagers, suivi des transferts des dossiers de prestations…

Qu’attend -on de vous ?

Connaissances professionnelles

Maitrise des outils bureautiques

Qualités requises

Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité
Qualités relationnelles

Savoir-faire

Capacités à travailler en équipe

Les + du poste

2 jours de télétravail possible- Plages horaires badgés dans le respect des plages fixes
Formations métier régulières
25 jours de congés annuels + 27 jours de RTT (au prorata de la présence et de la quotité de travail)
Œuvres sociales, accès gratuit aux structures sportives et culturelles de la Ville
Versement sur la rémunération d’une somme forfaitaire destinée à couvrir une partie des cotisations complémentaires de santé
Participation possible de la ville à une assurance de prévoyance collective
Possibilité d’ouvrir un Compte Epargne-Temps
Remboursement du Pass Navigo à 75%
Restauration collective

Quelles particularités du poste ?

Travail régulier sur écran et/ou logiciel métier

Remplacement à l'accueil général et au standard en fonction des nécessités de services

Participation sur la base du volontariat à des opérations de solidarités (nuit de la solidarité, collecte alimentaire, plan d’urgence hivernal, …)