Assistant.e de la Secrétaire générale F/H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

Le Secrétariat général de la Ville de Paris a pour mission de veiller à la mise en œuvre coordonnée des orientations politiques définies par la Maire de Paris et l’Exécutif municipal. Il assure, pour cela, un rôle de pilotage de l’action administrative et d’animation de l’ensemble des directions. Il pilote les principaux projets de la mandature.

Quelles sont vos missions ?

L'assistant.e assure le secrétariat de la Secrétaire générale en coordination avec le.la responsable du secrétariat et remplit les missions suivantes :

- Accueil téléphonique auprès d’interlocuteur.rice.s variés (élu.e, SGA, entreprises, préfecture, associations, usagers, etc.) et prise de messages ;
- Organisation des réunions animées par la Secrétaire générale et suivi de l'agenda ;
- Réservation des salles, préparation des avis de réunion et envoi aux participants (via la messagerie Outlook) ;
- Gestion des documents dans le logiciel de courrier Elise (arrêtés, compte-rendu de réunion, notes, courriers, etc.);
- Préparation des dossiers de réunion, envoi aux participants des documents préparatoires;
- Rédaction et mise en forme de courriers et documents divers;

- Classement documentaire numérique et papier,

- Participation à l’animation du Groupe Ressources assistant.e.s et au réseau des assistant.e.s

- Création documentaire et mise à jour sur le réseau partagé

L’assistant.e assure également le secrétariat de la Chefferie de Cabinet :

-Préparation de dossiers de réunion,

-Mise à jour de listing,

-Organisation ponctuelle de réunions

-Rédaction et mise en forme de courriers et documents divers;

Qu’attend -on de vous ?

Qualités requises :

- Grande discrétion, garant.e de l’image qu’Ils.elles assistent

- Sens de l'organisation et autonomie
- Esprit d’équipe, capacité d’adaptation et réactivité
- Disponibilité
- Aisance relationnelle avec des interlocuteurs de tous niveaux

Connaissances professionnelles :

- Maitrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet
- Connaissance du logiciel de courrier ELISE (formation possible)

Savoir-faire :

- Gérer les urgences, son temps de travail et les priorités

- Aisance de l’expression orale et écrite
- Communiquer et adapter son discours en fonction de la situation
- Anticiper et organiser l’activité de de plusieurs agendas

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris et le CASVP accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Permanence entre 12h00 et 14h00 et matin/ soir par roulement jusqu’à 18h. L'assistant.e et la responsable du secrétariat se remplacent mutuellement pendant les congés -

NBI

Processus de recrutement

CV+LM

Rémunération

Votre rémunération en qualité de titulaire à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :

· Débutant (ou junior) : 1676 €

· Confirmé : 1860 €

Des compléments seront possibles en fonction des missions

Contact

Anastasia POLI BODEREAU, cheffe de cabinet de la Secrétaire Générale anastasia.polibodereau@paris.fr