Agent d'accueil F/H

Activités principales :

L’agent d’accueil a un rôle primordial il est le premier interlocuteur de l’établissement et assure un accueil bienveillant à tout visiteur ou interlocuteur téléphonique.

1)        Assurer l’accueil physique

a)      Faciliter l’admission des enfants avec une posture bienveillante et rassurante

b)      Accueillir les familles et tout visiteur avec amabilité, respect et diplomatie

c)      Accueillir et prévenir le service ou l’interlocuteur concerné

2)      Garantir la sécurité de l’établissement

a)      Participer à la sécurité des personnes et des biens, en lien avec le cadre de garde.

b)      Assurer la gestion de premier niveau de la centrale SSI (détection d’une anomalie, transmission de l’information aux personnes appropriées selon contexte, réarmement de la centrale et des moteurs des VMC…

c)      Contrôler l’accès et la circulation des personnes au sein de la structure, notamment à l’aide des caméras de vidéo-surveillance

d)      Contacter les services d’urgence en cas de besoin

e)      Contacter le service concerné en cas de difficulté

f)        Contrôler l’identité professionnelle des personnes extérieures

g)     Gérer le dispositif anti-intrusion (signaler au service concerné un dysfonctionnement, réarmer le dispositif du RDC…)

3)      Remplir des missions administratives

a)      Réceptionner les appels et les tracer

b)      Gérer administrativement les sorties et hébergements (signature du registre, etc.)

c)      Gérer l’accueil téléphonique 

d)      Orienter les appels vers l’interlocuteur concerné

e)      Prendre les messages et les restituer rigoureusement à l’interlocuteur concerné

f)        Réceptionner et rédiger des mails sur son champ de compétence, puis les diffuser en interne

g)     Participer à l’accueil administratif 

h)      Réceptionner, traiter et diffuser l’information (fax, fiche de transmission, …) en interne et en externe, selon les circuits de communication

i)        Réaliser diverses tâches bureautiques : saisie et mise en forme de documents informatiques, notamment les tableaux Excel, des documents Word…

j)        Exécuter et suivre des procédures et décisions administratives (admissions, sorties définitives, admissions hors MAE…)

k)      Compléter et envoyer par mail les bons de commande pour accompagnement de nuit ou de week-end

l)        Mettre à jour le logiciel SOLIS

m)   Archiver des dossiers selon la procédure

n)      Classer des documents

4)      Participer à la logistique de l’établissement et du service 

a)      Suivre les fournitures de bureau, cartouches d’imprimante

b)      Gérer l’outil de réservation et d’usage des véhicules de service

a)      Suivre l’approvisionnement et les réparations des distributeurs de boissons et confiseries

b)      Gérer les badges et clés

c)      En l’absence du magasinier, réceptionner certaines livraisons

d)      Réceptionner les courriers et biens déposés pour les enfants en attendant qu’ils soient récupérés par le service concerné (prévenir le service)

2)      Participer à la vie de l’établissement

a)      Assurer l’accueil et l’accompagnement des nouveaux collègues

b)      Participer à la mise en œuvre des projets de service et d’établissement. 

c)      Participer aux temps forts de la vie de l’établissement et aux démarches d’amélioration de la qualité. 

 Être solidaire au quotidien envers tous les professionnels de l’établissement

Formation et / ou expérience professionnelle souhaitée(s) : Niveau de culture générale équivalent à un bac. La pratique d’une langue étrangère représente un atout supplémentaire.