Assistant.e du secrétariat de la sous-direction de l'autonomie F/H

Vos missions principales seront d’assister et d’apporter une aide aux équipes de ces deux services en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, et de suivi de dossiers. Ces fonctions comprennent des tâches de secrétariat et de gestion administrative et consisteront notamment à :

•             Assurer l’accueil téléphonique et apporter un 1er niveau de réponse aux interlocuteurs internes et externes des deux services ;

•             Assurer le suivi des congés et la gestion du logiciel Chronotime en lien avec les encadrants, et assurer un appui logistique aux équipes ;

•             Assurer le suivi des délibérations des bureaux dans l’application informatique dédiée ;

•             Transmettre les arrêtés à leurs destinataires et au contrôle de légalité ;

•             Constituer les dossiers pour les réunions et ou la tenue des instances ;

•             Préparer les conditions matérielles d’accueil des nouveaux agents (informatique, téléphonie, etc).

Vous apporterez également un appui à la réalisation de certaines missions de ces services :

•             Apporter un appui aux pôles Etablissement Sociaux et médico sociaux : afin d’aider à la collecte de certaines données (reporting des tableaux financiers et budgétaires, des prix de journée par exemple) ;

•             Suivre les délibérations dans le système d’information Paris-Délib et enregistrer des pièces fournies par les associations ;

•             Apporter un appui à la mise en œuvre des schémas stratégiques handicap et seniors pour l’organisation d’évènement notamment.

De manière spécifique pour le Service Handicap, vous pourrez :

•             Réaliser le suivi des demandes de logement adapté (ULS) et assurer la gestion des réponses en lien avec la DLH ;

De manière spécifique pour le Service seniors, vous pourrez :

•             Organiser les différentes instances de la Conférence des Financeurs de la prévention de la perte d’autonomie de Paris (organisation des réunions, invitation des membres, gestion des salles, prise de notes pendant les réunions…) ;

•             Participer à l’instruction des projets et demandes de financement (collecte d’informations auprès des structures candidates et mise à jour des données…) ;

•             Participer à la construction et au renouvellement des outils de communication permettant d’informer les seniors parisiens des offres de prévention et de loisir dont ils peuvent disposer ;

•             Organiser les groupes de travail et réunions du comité des usagers seniors ;

•             Gérer la communication et les échanges avec les membres du comité des usagers seniors.