Secrétaire/écoutante (Cellule d'Ecoute) F/H

Entité
DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
Sous-entité
SERVICE D'ACCOMPAGNEMENT ET DE MEDIATION
Filière
Administrative ; Médico-sociale
Type d'emploi
Emploi permanent
Métier
Agent(e) d'accueil social
Poste ouvert aux contractuels
Non
Poste à pourvoir à partir du
01/01/2025
Catégorie
B
Poste télétravaillable
Oui
Corps
Secrétaires médicaux et sociaux des Administrations Parisiennes
Localisation
75004 PARIS
Management d'équipe
Non
Emploi fonctionnel
Non
Réf.
V16647-6657

Comment et avec qui travaillez-vous ?

Le Service d’Accompagnement et de Médiation se situe au sein de la Sous-Direction de la Qualité de Vie au Travail à la DRH. Le service propose une écoute, un conseil, un accompagnement pour l'ensemble des agentes agents en individuel et/ou collectif quels que soient leur direction, leur statut et leur fonction. Au sein du service, la Cellule d’Ecoute composée de 3 secrétaires-écoutantes, est la porte d’entrée pour les agentes agents sollicitant le SAM. Elle réalise une première écoute, qui vise à identifier la problématique des agentes agents, son degré de priorité, et à proposer les orientations les plus pertinentes (internes comme externes), dans une démarche de consentement et de confidentialité. La Cellule d’Ecoute est ouverte de 8h45 à 18h avec une pause méridienne de 12h45 à 13h45 (permanences jusqu’à 18h par roulement) / Secrétariat : mêmes horaires avec fermeture à 17h.

Quelles sont vos missions ?

Attributions : 2 activités :

  • Secrétariat :

     -   Gestion administrative en lien avec l’encadrement du SAM : programmation des différentes réunions de service et/ou de réseaux (traçabilité dans les agendas,  réservations des salles, invitations outlook, prise de notes en réunion, mise en forme et diffusion des comptes-rendus) ; tenue des plannings présences et congés, gestionnaire suppléant suppléante chronotime, commandes de fournitures et de documentations, enregistrement des données des agent.es, suivi de l’activité d’écoute et d’accueil, traçabilité et suivi des demandes d’interventions collectives, suivi des demandes de médiations (actualisation d’un tableau récapitulatif et mise à jour du budget en lien avec l’encadrement (devis, services faits, factures) ;

     -  Bilan chaque fin de semaine (des activités secrétariat et cellule d’écoute) ;

     -  L’accueil physique : accueillir les agents agentes qui ont rendez-vous, les renseigner, prévenir la/le ou les professionnels professionnelles concernés concernées de leur arrivée, réaliser une première écoute pour les agentes agents sans-rendez-vous, les renseigner et les réorienter vers le bon service le cas échéant ;

      -  L’accueil téléphonique : gérer les rendez-vous des agentes agents suivies suivis (prise, report, annulation), donner des renseignements concernant le service et son fonctionnement. 

      -   Actualisation d’un annuaire de recensements de contacts, services/ associations afin d’enrichir et de préciser les orientations vers des services externes pour la cellule d’écoute ;

      -   Utilisation de 2 logiciels (Suite 7 et EUDONET SAM) 

 

  • Cellule d’Ecoute : 

      -   Ecoute téléphonique des agent.es, recueil et orientation vers une prise de rendez-vous avec un professionnel une professionnelle du SAM à partir des éléments de la situation ;

      -   Orienter les agent.es vers d’autres services de la DRH (Médecine Préventive, Bureau de l’Action Sociale, Centre de Transitions Professionnelles...), les Directions (Services de Ressources Humaines, Hiérarchie...) ou vers services spécialisés extérieurs à la Ville (structures du champ médico-social, associations spécialisées...),

 

 

Qu’attend -on de vous ?

Qualités requises :

  1.  : Respect des obligations de neutralité et de discrétion professionnelle
  2.  : Capacité d’écoute et d’accueil du public,
  3.  : Intérêt pour les missions du service
  4.  : Qualité relationnelle et juste distance professionnelle
  5.  : Capacité d’organisation et esprit d’initiative

 

Connaissances professionnelles :

  1.  : Maîtrise des missions d’accueil et de secrétariat
  2.  : Maîtrise des outils informatiques et du pack office
  3.  : Sensibilisation aux risques psycho-sociaux

 

Savoir-faire :

  1.  : Sens de la confidentialité
  2.  : Sens du travail en équipe
  3.  : Recueil et traçabilité de données

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris et le CASVP accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Permanences téléphoniques à tour de rôle jusqu’à 18h sur la cellule d’écoute.

Rémunération

Votre rémunération à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :

-          Débutant (ou junior) : 1908€

-          Confirmé titulaire FP : 2250€

Pour les contractuels : obligation de passer le concours et rémunération en entrée de corps débutant.

Des compléments seront possibles en fonction des missions

Contact

Agnès ZAVAN - agnes.zavan@paris.fr

Sandrine PAYEN - sandrine.payen@paris.fr

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