Responsable de la Mission Elise F/H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

Vous travaillerez au sein de la Direction de l'Immobilier, de la Logistique et des Transports (DILT), direction support pour toutes les directions de la Ville. La DILT est chargée d'offrir un environnement de travail de qualité aux agents de la collectivité. Dans le même temps, elle doit contribuer au bon fonctionnement des services de la Ville en fournissant des locaux adaptés, ainsi que des services et des prestations logistiques nécessaires dans un souci d'équité. Elle s'adapte à l'évolution des besoins. La SDPO est une unité opérationnelle garante de la qualité des services quotidiens déployés dans les implantations immobilières : mettre en place les services d'immeubles utiles à la qualité de vie au travail, assurer la prévention et la sécurité incendie des bâtiments, accueillir et informer les occupants, nettoyer les locaux, et organiser les processus de gestion du courrier. La sous-direction est composée d'une Cellule Méthode et Ressources Budgétaires, du bureau du Nettoyage de Locaux, du bureau de l'Organisation du Courrier et du bureau Prévention et Sécurité Incendie et de 4 agences de gestion (Nord, Est, Centre, Sud) qui sont chargées de la gestion des locaux comme des services proposés aux occupants.

Le Bureau de l’organisation du courrier (BOC) est en charge de l’optimisation du fonctionnement et des dépenses du transport et de l’affranchissement du courrier de la collectivité parisienne. Il est composé de 4 entités : Pôle Courrier Transport (PCT), Pôle Courrier Affranchissement (PCA), Pôle Courrier Enregistrement (PCE), Mission Elise.

Quelles sont vos missions ?

Depuis 2008, pour sa gestion de courriers, la Ville utilise la solution ELISE de la Sté NeoLedge. La mission Elise assure la MOA en lien avec la DSIN qui assure la MOE (urbanisation et architecture technique).

Activités principales :

· Encadrement de l'équipe : formalisation des processus d'administration fonctionnelle et d'assistance utilisateurs, formation des collaborateurs aux outils, gestion du référentiel documentaire, gestion des accès et coordination des activités ;

· Reporting et orientation du projet : contribution et participation aux comités de suivi de projet, comités de pilotage et comités stratégiques ;

· Pilotage des chantiers maîtrise d'ouvrage : planification, livrables, jalons, en lien avec la chargée du SI-AMOA de la DILT ;

· Évolutions du périmètre (nouvelles directions ou mairies, nouveaux courriers suivis, nouveaux flux de circulation des courriers) : étude du besoin, formalisation des processus métier, spécifications et coordination MOE, recette métier et déploiement avec accompagnement du changement ;

· Coordination avec la MOE, recette fonctionnelle, stratégie du déploiement, accompagnement du changement et gouvernance ;

· Formation : production de l'ingénierie de formation, formation de formateurs, coordination avec la DRH, organisation de formations en mode projet et animation du réseau des utilisateurs ;

· Site intranet métier : production des contenus, coordination avec la DILT-CelluleComm ;

· Communication utilisateurs : production et diffusion des newsletters, diffusion d'actualités à la connexion et vulgarisation des usages ;

· Évolution du paramétrage : organigramme, utilisateurs, casiers de numérisation et de mails, modèles de documents, chemins de suivi, options générales d'instance et rédaction de support d'aide utilisateurs ;

· Élaboration du suivi des activités de la mission (compte rendu annuel, indicateurs de gestion, tableaux de bord, bases de données) ;

· En fonction de l’évolution du périmètre du logiciel Elise, le.la responsable de la mission pourra être mobilisé.e sur les SI relevant de la SDPO.

Qu’attend -on de vous ?

Vous êtes organisé e, autonome avec un sens du relationnel confirmé et une aisance rédactionnelle.

Vous avez un savoir-faire dans la gestion de projets informatiques et si possible une connaissance de l'organisation de la Ville de Paris. Le top plus serait de connaître le logiciel Elise.

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris et le CASVP accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Processus de recrutement

Envoi d'une lettre de motivation et du CV, puis entretien

Rémunération

Votre rémunération à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :

• Débutant (ou junior) : 2572€

• Confirmé : 3350 €

Des compléments seront possibles en fonction des missions

Pour les contractuels, garantie a minima du maintien de votre rémunération.

Contact

Laurent DECHANDON, sous-directeur des prestations aux occupants

Laurent.dechandon@paris.fr