Assistant·e du·de la Secrétaire Général·e Adjoint·e F/H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

Le Secrétariat Général de la Ville de Paris a pour mission de veiller à la mise en œuvre coordonnée des orientations politiques définies par la Maire de Paris et l’Exécutif municipal. Il assure, pour cela, un rôle de pilotage de l’action administrative et d’animation de l’ensemble des directions. Il pilote les principaux projets de la mandature.

Quelles sont vos missions ?

Sous l’autorité hiérarchique du·de la Secrétaire Général·e adjoint·e et sous l’autorité fonctionnelle du responsable du secrétariat particulier de la Secrétaire Générale, l'assistant·e assure le secrétariat du·de la Secrétaire Général·e Adjoint·e en coordination avec les assistant·e·s des Secrétaires Généraux Adjoints et le responsable du secrétariat particulier.

Il·elle remplit les missions suivantes :

- Accueil, filtrage téléphonique et prise de messages ;

- Organisation des réunions animées par le·la Secrétaire Général·e Adjoint·e et suivi de l'agenda ;

- Gestion des disponibilités des chargé·e·s de mission

- Organisation des réunions pilotées par les chargé·e·s de mission (réservation de salle, préparation des avis de réunion, diffusion aux participants)

- Réservation des salles, préparation des avis de réunion et envoi aux participants (via la messagerie Outlook) ;

- Gestion du courrier via le logiciel Elise (création de courriers, suivi et transmission aux Interlocuteur·rice·s.);

- Suivi des notes d’arbitrage

- Diffusion des comptes-rendus,

- Préparation des dossiers de réunion, envoi aux participants des documents préparatoires;

- Rédaction et mise en forme de courriers divers;

- Classement numérique et archivage numérique/papier des documents dans le respect du plan de classement,

- Participation au réseau des assistant·e·s (réunions, rencontres, présentation du métier aux nouveaux arrivants, etc.)

- Création et mise à jour documentaire sur le réseau partagé et l’Intranet

Qu’attend -on de vous ?

Qualités requises

N° 1 : Grande discrétion

N° 2 : Sens de l'organisation et autonomie

N° 3 : Capacité d'adaptation, esprit d’équipe et réactivité

N° 4 : Disponibilité

N° 5 : Aisance relationnelle avec des interlocuteurs de tous niveaux

N° 6 : Aisance rédactionnelle

Connaissances professionnelles

N° 1 : Maitrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet

N° 2 : Connaissance du logiciel de courrier ELISE (formation possible)

Savoir-faire

N° 1 : Gérer les urgences, son temps de travail et les priorités

N° 2 : Aisance de l’expression orale et écrite

N° 3 : Communiquer et adapter son discours en fonction de la situation

N° 4 : Anticiper et organiser l’activité d’un ou plusieurs managers

Les + du poste

NBI

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris et le CASVP accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Secrétariat mutualisé entre Secrétaires Généraux Adjoints -Permanence matin et soir, pause méridienne par roulement jusqu’à 18h. Les assistant·e·s des Secrétaires Généraux Adjoints se remplacent mutuellement pendant les congés

Processus de recrutement

CV+LM

Rémunération

Votre rémunération à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :

- Débutant (ou junior) : 1908€

- Confirmé titulaire FP : 2250€

Pour les contractuels : obligation de passer le concours et rémunération en entrée de corps débutant.

Des compléments seront possibles en fonction des missions

Contact

Alexandre PRÉAUT alexandre.preaut@paris.fr