RESPONSABLE DU PÔLE ADMINISTRATIF DE LA SECTION LOCALE D'ARCHITECTURE F/H
- Entité
- DIRECTION CONSTRUCTIONS PUBLIQUES ET ARCHITECTURE
- Sous-entité
- S.L.A. 1-2-3-4
- Filière
- Administrative
- Type d'emploi
- Emploi permanent
- Métier
- Responsable administratif(-ve)
- Poste ouvert aux contractuels
- Non
- Poste à pourvoir à partir du
- 31/01/2024
- Catégorie
- B
- Poste télétravaillable
- Oui
- Corps
- Secrétaires administratifs des Administrations Parisiennes
- Localisation
- 75003 PARIS
- Management d'équipe
- Oui
- Emploi fonctionnel
- Non
- Grade
- SECRETAIRE ADM CL NORMALE ADM PARIS
- Réf.
- V22872-491
Comment et avec qui travaillez-vous ?
La Direction Constructions Publiques et Architecture assure la sécurité et l’entretien de 3 600 bâtiments municipaux. Elle gère les dépenses d’énergie dans les bâtiments de la collectivité. De la conception à la livraison, elle réalise des travaux de construction, de maintenance ou de réhabilitation, et veille au respect des engagements environnementaux et à l’équilibre qualité-coût-délais. Elle participe à l’élaboration et la mise en œuvre des plans stratégiques de la mandature (Plan d’investissement de la Mandature, Plan Climat Air Énergie, stratégie de résilience, Plan d’action Économie Circulaire, Accessibilité pour tous, Végétalisation). La Section Locale d'Architecture est l’entité décentralisée qui au sein de la DCPA est responsable de la gestion patrimoniale et de la conduite des travaux des équipements recevant du public situés dans les arrondissements de sa compétence (collèges, écoles, crèches, équipements sportifs, mairies d’arrondissement, équipements culturels …). La Section Locale d’Architecture des 1er, 2ème, 3ème et 4ème arrondissements Paris Centre (SLA1234 Paris Centre) est composée d’un Pôle administratif, d’un Pôle Études et Travaux constitué de 2 subdivisions et (1-4 et 2-3 arrondissements), d’une Mission Transverse, ainsi que d’un Pôle Exploitation Technique comprenant également un atelier chargé des travaux en régie. Elle dispose d’un effectif d’une cinquantaine d’agents. Gestion d’environ 200 équipements. Le pôle administratif : chargé de la gestion administrative de la SLA1234 Paris Centre, est constitué de 3 personnes placées sous l’autorité de la responsable administrative. Le pôle a pour mission la passation des marchés, la gestion des factures, le suivi budgétaire, le suivi Ressources Humaines, le secrétariat et la logistique
Quelles sont vos missions ?
1/ Pilotage du pôle administratif et participation à l’animation de la SLA
- Encadrement des agents du Pôle Administratif
- Mise en place d’outils de suivi de l’activité du pôle administratif (tableaux de suivi des passations des marchés, des engagements juridiques, de la liquidation des factures, et des rattachements)
- Participation aux réunions encadrants et chefs de pôle de la section
- Suivi de la logistique de la SLA
2/ Pilotage de la préparation et suivi administratif de l’exécution des marchés publics de la SLA
- préparation des pièces de marchés
- préparation et initialisation de l’instruction des projets de délibération
- gestion et pilotage des consultations de marchés publics
- assistance des « subdivisions études et travaux » sur la procédure d’attribution (préparation des rapports d’analyse des offres, de l’analyse des décompositions du prix global et forfaitaire, aide à rédaction et gestion des courriers de négociation, confirmation engagement comptable opérations hors GO)
- participation à la préparation et à la finalisation des avenants ;
- participation à des actions de formation-sensibilisation à destination des subdivisions techniques sur les procédures administratives d’exécution des marchés ;
- traitement des actes de sous-traitance ;
- recueil des données d’exécution comptables des marchés pour la préparation et suivi de la notification des décomptes généraux définitifs ;
- Suivi des marchés à bons de commande passés par la DFA : alerte sur les dates de fin de contrat et le dépassement des seuils maximums de commande
3/ Suivi de l’exécution budgétaire
- Assistance du « pôle exploitation » et des « subdivisions études et travaux » pour la réception des factures, la préparation des DGD en lien avec le IEC et le suivi des « services faits »
- Suivi du traitement des factures et des délais de facturation
- Suivi en lien avec le BPEB du budget de la SLA
- Relation avec le CSP comptable et la DRFIP
- Relation avec les fournisseurs
4/ Relais de la SLA pour la SDR
- Relais de formation pour le BRH
- Participation au réseau des responsables administratifs de la DCPA
- Suivi RH des agents de la SLA1234 Paris Centre, compris régularisation Chronotime
- Assistance de l’atelier dans le suivi des formations des agents
5/ Secrétariat
- Gestion des courriers papier et dématérialisés
- Accueil téléphonique
- Accueil des extérieurs
- Organisation des réunions à la demande des agents de la section
- Archivage papier des dossiers SLA
Qu’attend -on de vous ?
avoir un esprit d'équipe, bon relationnel et bienveillance
Organiser, rigueur et esprit d'initiative
Sens des relations avec les interlocuteurs extérieurs et internes
Technique de management et d'encadrement
Connaissances en marchés publics (code de la commande Publique CCAG)
Techniques comptables et budgétaires
Animer et encadrer une équipe
utilisation des outils marchés Maximilien -Sequana - Alizé et bureautique Excel, Outlook
Quelles particularités du poste ?
La Ville de Paris et le CASVP compensent le handicap de leurs agents par des aménagements raisonnables et vous accompagnent à toutes les étapes de votre carrière
Spécificités du poste / contraintes :
- Applications informatiques utilisées : suite bureautique classique, Maximilien, Alizé, Chronotime
- Collaborer étroitement avec les subdivisions techniques et les services centraux de la direction
-Participer aux COPIL SlA1234 Paris Centre et rédige les CR de ces réunions
- Traiter les priorités identifiées de manière fiable, et transmet toutes informations utiles à sa hiérarchie ainsi qu’aux autres agents de la SLA
Rémunération
Votre rémunération à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :
- Débutant (ou junior) : 1900€
- Confirmé : 2250€
Des compléments seront possibles en fonction des missions
Contact
Saadia CHEYROUZE, Cheffe de la SLA1234 Paris Centre
Tél : 01 84 82 11 68 – Port : 06 30 50 39 91
Email : saadia.cheyrouze@paris.fr
Marie-Laure VALET, Adjointe à la Cheffe de la SLA 1234 Paris Centre
Tél : 01 84 82 11 67 – Port : 07 88 51 39 42
Email : marielaure.valet@paris.fr