Assistant ou assistante de direction au secrétariat de direction F/H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

La Direction de l’urbanisme de la Ville de Paris élabore et tient à jour les documents d’urbanisme stratégiques et règlementaires, porte la mise en œuvre des grands projets d’aménagement urbain, conduit la stratégie foncière de la Ville de Paris, délivre les autorisations d’urbanisme et du paysage de la rue, contrôle leur mise en œuvre et recouvre les taxes.

L'équipe de direction de la Direction de l'Urbanisme comprend 6 personnes, la directrice, son adjointe, 2 assistantes et 2 chargés de mission.

Quelles sont vos missions ?

En tant qu'assistant ou assistante de direction, vous êtes en charge des missions suivantes :

1) Gestion de l'assistanat de la directrice et de la directrice adjointe :

- Gestion des agendas : planification et organisation des réunions avec des partenaires internes et externes à la direction (planification, constitution des dossiers nécessaires : préparation et envoi des documents, préparation logistique, diffusion des comptes-rendus), gestion éventuelle des déplacements ;

- Production de tableaux de réunions hebdomadaires stratégiques

- Suivi resserré des documents en circulation et des circuits de validations, suivi des notes et des courriers mis à la signature ;

- Préparation, suivi et classement des dossiers de la directrice et de son adjointe

- Gestion de la messagerie générique « DU Direction »

- Gestion du courrier via le logiciel Elise (ventilation, enregistrement, compilation et suivi des demandes, des échéances,... )

- Tenue du logiciel Chronotime (saisies d'absences, paramétrage des comptes, levée des anomalies,...) pour les agentes et agents rattachés à la directrice et à la directrice adjointe

2) Accueil physique et téléphonique

Transmission des informations, gestion des appels téléphoniques (réception et tri pour la directrice et la directrice adjointe).

Vous devez prendre et transmettre les messages à qui de droit après avoir trié l'essentiel.

3) Communication interne et externe

Vous assurez la communication entre la direction et les différents interlocuteurs internes. Vous organisez et supervisez en lien avec les autres services, les événements internes de communication (cérémonie des vœux, médaille etc…)

4) Management
Encadrement de l’assistante de catégorie C et coordination avec les secrétariats des services.

Qu’attend -on de vous ?

Formation Souhaitée : Expérience de secrétariat de direction souhaitée

Qualités requises :

N° 1 : Sens de l’organisation, sens des priorités, rigueur

N° 2 : Réactivité, aisance relationnelle

N° 3 : Discrétion et confidentialité, capacité d’adaptation

N° 4 : Autonomie

Connaissances professionnelles :

N° 1 : Pack office, Outlook, Elise

N° 2 : Techniques de secrétariat

N° 3 : Techniques d'organisation

N° 4 : Organisation et fonctionnement de la collectivité parisienne

Savoir-faire :

N° 1 : Elaborer et optimiser le planning de réunions, de rendez-vous, de visites de la directrice et de son adjointe

N° 2 : Communiquer et adapter son discours en fonction de la situation et de son interlocuteur

N° 3 : Travailler en équipe de manière solidaire et collaborative

N° 4 : Gérer son temps de travail et les priorités

Les + du poste

Les avantages de la Ville de Paris :

- Jusqu’à 27 jours de RTT

- La participation à la mutuelle et adhésion possible à une garantie prévoyance maintien de salaire

- La participation aux frais de transport en commun (75% pour la ville de Paris) et/ou le forfait mobilité durable pour ceux qui viennent en vélo

- Une offre variée du comité des œuvres sociales (loisirs, action sociale…)

- Une politique active de formation et une organisation apprenante (Ville@pprenante et mission management pour les encadrants)

- Un engagement en faveur de l’environnement et de l’égalité femmes / hommes

Les atouts de la direction de l’urbanisme :

Vous travaillerez dans des locaux récents à proximité immédiate de la ligne de métro 14, du RER C et de nombreuses lignes d'autobus. Le tramway et la ligne 6 sont au bout de l'avenue de France à quelques minutes à pieds. L'immeuble dispose d'un local vélos. Pour la pause déjeuner, le bâtiment offre un service de restauration sur place (self et restauration rapide) et pour changer, le quartier compte de nombreux restaurants à proximité immédiate. Et si vous aimez pratiquer une activité sportive, une salle de sport se trouve en pied d'immeuble. Pour les activités culturelles la BNF se trouve de l'autre côté de l'avenue en France en face l'immeuble ainsi qu’un complexe de cinéma. L’environnement immédiat compte de nombreux commerces.

Direction dynamique et investie dans le bien-être de ses agents, elle propose de nombreuses activités professionnelles et extra-professionnelles dans le cadre du projet de direction DU-Demain : Visites terrains, chorale, activités sportives, …

Quelles particularités du poste ?

Conditions particulières : Poste à plein temps, horaires de travail en binôme, adaptés aux horaires de la direction.

Attribution d'une nouvelle bonification indiciaire (NBI) de 15 points

La Ville de Paris accompagne leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Processus de recrutement

Si vous êtes intéressé (e) par le poste vous serez reçu (e ) par le sous-directeur des ressources dans un premier temps, puis dans un deuxième temps par la directrice adjointe de la direction l'urbanisme.

Le poste est à pouvoir immédiatement et vous pourrez nous rejoindre dès que le processus de recrutement aura été mené à son terme.

Rémunération

Votre rémunération à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :

- Débutant (ou junior) : 1908€

- Confirmé titulaire FP : 2250€

Pour les contractuels : obligation de passer le concours et rémunération en entrée de corps débutant.

Des compléments seront possibles en fonction des missions

Contact

Pour avoir de plus amples renseignements sur le poste vous pouvez contacter par mail M. Arnaud LAUGA, sous-directeur des ressources, arnaud.lauga@paris.fr et/ou Mme Marie COLOU, directrice adjointe de la direction de l'urbanisme, marie.colou@paris.fr.