Assitant adminsitratif ou assitante administrative de proximité à la Mairie du 20ème F/H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

La mairie du 20e arrondissement, échelon de proximité au cœur de la collectivité parisienne, comprend une centaine d'agents et d'agentes au service des quelques 200 000 habitants ou habitantes de l'arrondissement. Dans le cadre du renforcement du rôle des mairies d’arrondissement et de la territorialisation des politiques municipales parisiennes, la direction générale des services accompagne le maire dans le pilotage de l’action municipale dans l’arrondissement, notamment des feuilles de route des directions opérationnelles.

Le service des affaires générales et des élections (SAGE) assure la mise en œuvre opérationnelle des activités liées aux processus électoraux ainsi que la délivrance de certaines prestations (certificats d’hérédité, de vie, de domicile, de concubinage ; attestations d'accueil ; légalisation de signature ; certification conforme de documents ; recensement des jeunes de 16 ans en vue de la journée citoyenne ; recensement de la population).

Quelles sont vos missions ?

Vous serez en charge de l’accueil et l’information du public pour l’ensemble des démarches administratives du service :

Au titre des élections :

- Gestion des listes et cartes électorales,

- Gestion des procurations (enregistrement, édition des étiquettes et des fichiers),

- Gestion du recrutement des agents et agentes de bureaux de vote (constitution des dossiers, enregistrements dans des tableaux Excel),

- Gestion des cartes électorales (enregistrement des cartes en retour, classement des cartes, éditions de fichiers),

- Aide à la préparation de la commission de contrôle des listes électorales, (traitement des dossiers de recourt proposé à la commission)

- Participation aux scrutins les jours d’élection,

- Préparation et organisation du tirage au sort des membres des jurys d’assise, (éditions et envoie des courriers, traitement des réponses)

- Recensement annuel de la population

- Gestion du courrier

Au titre des affaires générales

- Recensement des jeunes de 16 ans en vue de la journée citoyenne,

- Délivrance des certificats d’hérédité, de vie, de domicile, de concubinage …,

- Instruction et délivrance des attestations d'accueil,

- Légalisation de signature ;

- Certification conforme de documents.

- Côte et paraphes de registres,

- Gestion de l’enregistrement et de l’affichage de l’urbanisme

- Gestion des affichage réglementaires (arrêtés, enquêtes publique)

- Gestion du courrier

- Gestion des statistiques

Qu’attend -on de vous ?

Qualités requises :

connaissances réglementaires et pratiques des secteurs d'activité
connaissance de l'environnement des mairies d'arrondissement
Qualités relationnelles
Rigueur et discrétion
sens de l'accueil et de l'écoute (dialoguer avec l'usager et l'usagère et prévenir les risques)

Formation et / ou expérience professionnelle souhaitée(s) : Maîtrise des progiciels métiers de la Ville de Paris (SIEL, OMER, AVENIR) et des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)

Vous veillerez à favoriser un accueil des publics de qualité en cohérence avec les 4 règles d’or de « vous simplifier Paris ».

Les + du poste

Ce poste permet une grande polyvalence de tâches.

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris accompagne ses agents et agentes en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste. En cas de besoin, vous pouvez contacter drh-handicap@paris.fr.

Votre cycle de travail s’effectue du lundi au vendredi ou du mardi au samedi selon les besoins du poste. Vous pouvez également être amené ou amenée à travailler le soir et les week-ends.

Ce poste implique des responsabilités importantes liées aux élections ainsi qu'aux attestations d'accueil. Il nécessite une grande disponibilité lors des périodes d'élections et de recensement de la population.

Processus de recrutement

Vous êtes en situation de handicap et vous avez besoin d’un aménagement pour participer à l’entretien de recrutement (ex. interprète en langue des signes françaises), contactez drh-handicap@paris.fr

Entretien avec cheffe de service et Directrice Générale Adjointe (DGA)

Rémunération

Votre rémunération en qualité de titulaire à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :

· Débutant (ou junior) : 1676 euros

· Confirmé : 1860 euros

Des compléments seront possibles en fonction des missions

Vous n’êtes pas fonctionnaire, le recrutement sur contrat est possible, avec la nécessité de présenter le recrutement d’adjoint administratif, sur test et sans condition de diplôme.

La rémunération s’élève avant impôt à 1676 euros net

Contact

muriel.stama@paris.fr