Responsable pôle aux occupants F/H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

La Direction de l'Immobilier, de la Logistique et des Transports, qui compte près de 1300 agents, contribue au bon fonctionnement des services des directions de la Ville. Avec ses nombreuses missions, elle fournit un environnement de travail de qualité orienté vers les critères de bien-être au travail et conforme aux règles d'hygiène et de sécurité. Elle met à disposition des locaux adaptés aux besoins fonctionnels, ainsi que des prestations immobilières et logistiques évolutives.
Dans la Sous-Direction des prestations Occupants les agences de gestion prennent en charge les implantations occupées par les services administratifs et offrent des services communs aux occupants. Pour les implantations situées avenue de France, le pôle assistance aux occupants est le guichet unique de l’agence pour prendre en compte, traiter ou orienter vers les autres services, les demandes des occupants.
L’Agence regroupe une soixantaine de personnels.
L’Agence de gestion Sud vous propose un poste riche de sens, au service des personnels dont le bureau se situe dans les bâtiments dont l’Agence est chargée.

Vous êtes placé(e) sous l'autorité du Chef d'agence ou de son adjoint

Vous encadrez directement 4 adjoints techniques ou administratifs et indirectement (n+2) des pôles courrier et accueil (19 agents)

Quelles sont vos missions ?

Vous organisez le pôle aux occupants

Vous formalisez les procédures de gestion et participez à la mise en place et aux évolutions d'un outil de suivi des demandes

Vous pilotez la communication et l'information aux occupants via affichage papier, électronique ou courriels en lien avec l'équipe logistique, vos collègues gestionnaires de bâtiment et votre hiérarchie

Vous suivez la maintenance des salles de réunion

Vous suivez le courrier et l'utilisation de l'application ELISE

Vous suivez les demandes SATIS

Vous suivez et utilisez les applications de gestion actuelles et en projet (GEOPARKING)

Vous gérez l'attribution des places de parking et leur suivi

Vous suivez le paramétrage de l'ensemble des badges sur les bâtiments inscrits dans le périmètre de l'agence

Vous suivez la signalétique des sites 95-103-121 AVF

Vous suivez le vélopartage (demande de maintenance et statistique)

Vous commandez les fournitures de bureau et en suivez la réception

Vous suivez la maintenance des contrôles d'accès et de la vidéoprotection

Vous participez au visionnage et aux extractions des données dans les logiciels dans le cadre des procédures définies

Vous participez à la mise à jour de l'intranet et de l'annuaire en lien avec le service communication de la direction

Vous gérez les demandes d'exposition

Vous rédigez et suivez le CRAH (compte-rendu d'activité hebdomadaire) pour le pôle

Vous participez à certaines instances en l'absence ponctuelle du chef d'agence ou de son adjoint

Vous recrutez et vous évaluez les agents placés sous votre autorité

Vous suivez les questions RH en lien avec le SRH, vous publiez les fiches de postes dans Travailler pour Paris

Vous vous assurez de la bonne circulation de l'information au sein de l'équipe

Vous suivez et vous aidez à la mise en place de toutes les activités liées à la conciergerie

Vous êtes gestionnaire Chronotime pour l'ensemble des agents

Qu’attend -on de vous ?

Vous avez le sens du service public

Vous êtes disponible

Vous savez être réactif, discret, rigoureux

Vous avez de solides compétences rédactionnelles et vous maîtrisez l'orthographe

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word/Excel/Outlook/Powerpoint)

Vous êtes capable de travailler de façon transversale avec de multiples interlocuteurs

Les + du poste

Vous disposez d'une grande autonomie

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris et le CASVP accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Processus de recrutement

Envoyer lettre de motivation et CV à Vincent Gaudin-Cagnac

Rémunération

Votre rémunération à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :

- Débutant (ou junior) : 1908€

- Confirmé titulaire FP : 2250€

Pour les contractuels : obligation de passer le concours et rémunération en entrée de corps débutant.

Des compléments seront possibles en fonction des missions

Contact

vincent.gaudin-cagnac@paris.fr