Adjoint administratif polyvalent en SLA (F/H)

Comment et avec qui travaillez-vous ?

La Direction Constructions Publiques et de l'Architecture assure la maintenance et gère l’énergie de 3600 bâtiments (écoles, crèches…). Elle est maître d’ouvrage de constructions, restructurations et programmes annuels de travaux (70 M€ par an) et de contrats globaux notamment pour la transition énergétique. Son action s’inscrit dans les plans stratégiques de la ville (Résilience, Plan Climat Air Énergie, Économie Circulaire, Accessibilité pour tous…) et dans la dynamique d’innovation de la collectivité.

La Section Locale d’Architecture des 8ème, 9ème et 10ème arrondissements intervient sur les équipements recevant du public des 3 arrondissements (soit environ 240 équipements).

La SLA 8 9 10 est composée :
- d’un pôle exploitation technique regroupant un service pour l’Exploitation Externalisée et de deux ateliers,
- de 3 subdivisions ‘’études et travaux’’,
- d’un pôle administratif.

Le pôle administratif, composé d’une cellule marché, d’une cellule comptabilité et d’une cellule Administration Générale (bureau d’ordre), placé sous l’autorité d’une secrétaire administrative, est chargé de la passation et de l’exécution administrative et comptable des marchés de travaux et de prestations intellectuelles, ainsi que de la gestion administrative de la SLA.

Quelles sont vos missions ?

Sous l’autorité du chef du pôle administratif et en collaboration étroite avec les autres agents de la SLA, vous assurez les missions de :

I- Secrétariat et bureau d'ordre

Accueil téléphonique et physique, organisation de réunion
Traitement du courrier (réception, enregistrement numérique et distribution)
Rédaction et mise en forme de courriers divers (mise en demeure, constat de carence …)
Préparation, envoi et suivi de dossiers : déclaration préalable, demande d‘autorisation de construire …
Gestion des aspects logistiques de la SLA : recensement et passation des commandes de fournitures, démarches informatiques pour les nouveaux arrivants (Satis)
Assurer le classement et l’archivage de dossiers : rapports, plans (numérique et papier)
Transmission des ordres de service aux entreprises et enregistrement sous Alizé,

II- Relais ressources humaines et logistique

Assurer un suivi des badgeages, saisie occasionnelle dans Chronotime
Suivi des heures supplémentaires, accidents de travail, maladies, frais de mission, grèves
Suivi des véhicules de la SLA

III- Gestion patrimoniale des équipements

assistance à l'archivage des documents techniques des bâtiments gérés par la SLA dans la GED
suivi des contentieux bâtimentaires
Réalisation et saisie de données dans des tableaux de suivis

Qu’attend -on de vous ?

Formation et expérience : expérience dans le domaine du secrétariat et / ou de l'archivage de documents

Compétences techniques et connaissances :

Vous avez des compétences en :

travail collaboratif
rédaction de note administrative et courrier
Rendre compte à ses supérieurs des problématiques rencontrées

Vous avez des connaissances en :

outils bureautiques : Word - Excel – OUTLOOK
outils informatiques : chronotime - GED - Alizé

Savoir être : vous êtes organisé, vous êtes autonome, vous disposez d'une facilité relationnelle pour le travail en équipe.

Formation prévue : une formation aux applications chronotime, GED, Alizé dispensée aux agents non formés.

Les + du poste

-25 jours de congés

-Participation aux mutuelles santé et prévoyance

-Remboursement partiel des transports domicile-travail

-Accès aux offres proposée par l'AGOSPAP (loisirs, services, vacances... ) aux agents de la Ville

-Accès gratuit aux équipements sportifs de la Ville de Paris (piscines, stades...)

Quelles particularités du poste ?

Vous avez des contacts permanents avec les entreprises extérieures de maintenance, les directions partenaires de la DCPA et les chefs d’établissement.

La Ville de Paris et le CASVP compensent le handicap de leurs agents par des aménagements raisonnables et vous accompagnent à toutes les étapes de votre carrière

Processus de recrutement

Vous êtes en situation de handicap et vous avez besoin d'un aménagement pour participer à l'entretien de recrutement (ex. interprète en langue des signes françaises), contactez drh-handicap@paris.fr

Rémunération

Votre rémunération en qualité de titulaire à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :

· Débutant (ou junior) : 1676 euros

· Confirmé : 1860 euros

Des compléments seront possibles en fonction des missions

Contact

Si vous avez des questions, vous pouvez contacter la cheffe du pôle administratif de la SLA 8-9-10, Madame Lucie Dampa :

- lucie.dampa@paris.fr

- tel. : 01 80 05 44 32