Assistant administratif ou assistante administrative et gestion du SI Honorabilité F/H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

La Direction des Familles et de la Petite Enfance (DFPE) met en œuvre la politique municipale d’accueil des jeunes enfants, les actions de soutien à la parentalité et aux familles, et est chargée de l’agrément et du contrôle de l’offre d’accueil collective et individuelle à Paris. Elle compte 7000 agents, dont 6500 dans les établissements d’accueil des jeunes enfants.

Au sein de la Sous-direction des familles, de l’agrément et de l’accueil individuel et collectif, vous rejoignez le Bureau de l’agrément PMI de l’accueil collectif et de l’accompagnement des gestionnaires (BAC) qui met en œuvre les missions liées à l’agrément et au contrôle des établissements d’accueil du jeune enfant dont l’ouverture, l’extension et la transformation sont soumises à avis ou autorisation du Président du Conseil départemental.

Les activités du BAC s’effectuent sous l’autorité fonctionnelle du médecin responsable du service de PMI, en lien étroit avec les cadres du service de PMI (médecins pilotes d’encadrement des territoires de PMI) et en dialogue et coopération constante avec les autres services de la DFPE qui s’occupent des établissements d’accueil municipaux, des organismes subventionnés qui assurent la gestion déléguée d’un établissement d’accueil ainsi qu’avec des partenaires extérieurs. Plus de 1100 structures sont réparties sur tous les arrondissements de Paris (gestionnaires publics, associatifs et privés).

Le Bureau est dirigé par une attachée principale d’administration et son adjointe, cadre supérieure de santé. Il est composé d’une attachée responsable du suivi de l’activité et des méthodes, d’une équipe administrative et d’une équipe dédiée au contrôle des EAJE directement rattachée à l’adjointe de la cheffe du bureau.

Quelles sont vos missions ?

Sous l’autorité de la cheffe du service et de son adjointe, vous assurez des missions d’assistance administrative et des activités directement liées à la mise en place du nouveau système d’information (SI) Honorabilité. Depuis le 23 septembre 2024, le Département de Paris fait partie des six départements ayant déployé un nouveau SI en ligne pour obtenir une attestation d’honorabilité. Il s’agit d’un document qui garantit qu’un professionnel ou bénévole souhaitant travailler auprès de mineurs n’a pas de condamnation inscrite sur son casier judiciaire (bulletin n°2) ou au Fichier judiciaire automatisé des auteurs d’infractions sexuelles et violences (FIJAISV).

Vous êtes en charge des activités principales suivantes :

1- Accueil et secrétariat

Par l’accomplissement des actions ci-dessous, vous assurez le bon fonctionnement du secrétariat et participez activement à la bonne circulation des informations auprès des équipes du service.

Réception des appels téléphoniques et orientation auprès des bons interlocuteurs ;
Gestion des agendas des responsables et/ou membres de l’équipe : planification des rendez-vous et suivi des disponibilités ;
Organisation des réunions : planification, préparation et diffusion des documents nécessaires ;
Mise à jour des plannings en lien avec l’organisation du travail du service (jours de télétravail, congés etc.) ;
Élaboration d’outils de suivi et de planification pour le bon fonctionnement des activités du Bureau ;
Traitement des documents administratifs y compris des documents dématérialisés : rédaction, classement, archivage des documents et des dossiers relatifs aux activités du service ;
Participation à l'organisation des "rendez-vous de la PMI", réunions thématiques à l'attention des gestionnaires et direction des établissements (4 à 5 réunions par an): gestion des inscriptions et préparation logistique et matérielle.

2- Participation à la gestion du SI Honorabilité

Vous participez à la mise en place du « SI honorabilité » qui garantit le contrôle des antécédents judiciaires des professionnels de la petite enfance. En venant en appui des actions répertoriées ci-dessous, vous êtes garant de l’intégrité des données dans le système d’information et concourez ainsi à la conformité du processus mis en place.

Vérification des informations d’identité des utilisateurs n’ayant pas présenté leur demande d’attestation d’honorabilité via FranceConnect ;
Correction le cas échéant des données d’identité erronées n’ayant pas permis au registre national des identités de reconnaître l’utilisateur ;
Formulation des réponses par mail (à l’aide de réponses types) aux questions que les utilisateurs déposent sur le portail web.

Qu’attend -on de vous ?

Formation et expérience : vous maîtrisez très bien la culture administrative et disposez idéalement d’une formation dans le domaine juridique. Une première expérience sur des missions de secrétariat serait un réel atout.

Motivations : vous avez un intérêt pour le domaine de la petite enfance et souhaitez participer activement au bon fonctionnement du Bureau en charge de l'agrément et du contrôle de plus de 1100 structures d’accueil collectif de la petite enfance.

Qualités et savoir-être : vous démontrez d’excellentes qualités de communication et savez faire preuve de réactivité. Vous appréciez travailler en équipe et disposez d’une certaine souplesse pour vous adapter aux circonstances de travail d’une équipe fortement mobilisée sur ses missions liées à l’agrément et au contrôle des établissements d’accueil du jeune enfant. Avec bienveillance, vous savez garder votre calme en toutes circonstances et faites preuve de neutralité.

Compétences techniques et connaissances professionnelles : vous êtes à l’aise avec la réglementation (code de la santé publique, code de l’action sociale et des familles) et savez faire preuve d’autonomie. Vous manipulez les tableaux de suivi et outils de planification avec aisance. Une connaissance de l’environnement professionnel de la DFPE serait souhaitable. Vous êtes fidèle à la politique de confidentialité qui garantit la sécurité des informations sensibles dont vous aurez connaissance dans l'exercice de vos missions.

Les + du poste

Ce poste vous donne une réelle opportunité de monter en compétences sur un nouveau système d’information qui, en permettant la détection des antécédents judiciaires, garantit la qualité et la sécurité de l’accueil du jeune enfant. À votre prise de poste, vous pourrez ainsi être formé à la gestion de l’outil.

Que vous ayez déjà une expérience dans le domaine de la petite enfance ou non, vous aurez la possibilité de découvrir de manière transversale les missions d’un bureau d’agrément PMI de l’accueil collectif de la petite enfance qui sont fondamentales pour répondre aux exigences de la qualité de l’accueil du service public parisien de la petite enfance.

Si vous n'êtes pas encore agent de la Ville de Paris, en nous rejoignant, vous avez la possibilité d’accéder à un certain nombre d’avantages tels que :

Participation aux mutuelles santé et prévoyance ;
Remboursement partiel des transports domicile-travail ;
Accès aux offres proposées par l’AGOSPAP (loisirs et vacances) ;
Accès aux restaurants administratifs de la Ville de Paris ;
Accès gratuit aux équipements sportifs municipaux ;

Quelles particularités du poste ?

En tant qu’agent de la Ville de Paris, que vous soyez fonctionnaire titulaire ou contractuel, vous faites partie d’une collectivité pleinement engagée sur les conditions de travail de ses agents et leurs possibilités d’évolution :

Si vous êtes en situation de handicap, la Ville de Paris et le CASVP compensent le handicap de leurs agents par des aménagements raisonnables et vous accompagnent durant toutes les étapes de votre carrière.
Elle est pleinement engagée sur les questions d’égalité réelle, de lutte contre les discriminations et d’inclusion. Doublement labellisée par l’AFNOR, elle continue d’adapter ses politiques RH pour répondre aux enjeux d’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et de diversité.
Elle est également sensible à la qualité de vie au travail de ses agents et la DFPE est durablement engagée dans l’amélioration des conditions de travail de son personnel.
Elle offre des conditions favorables à l’équilibre entre vie personnelle et professionnelle et une large palette de formations accessibles pour évoluer durant sa carrière.

Processus de recrutement

Le processus de recrutement se déroule de la manière suivante :

Examen de votre candidature directement déposée sur ce site ;
Entretien avec la Cheffe du BAC et/ou son adjointe.

Rémunération

Votre rémunération en qualité de titulaire à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :

· Débutant (ou junior) : 1676 €

· Confirmé : 1860 €

Des compléments seront possibles en fonction des missions

Contact

Nom de la personne à contacter : Hawa COULIBALY

Fonction : Cheffe du Bureau de l’Agrément PMI de l’Accueil Collectif et de l’Accompagnement des Gestionnaires

E-mail: hawa.coulibaly@paris.fr