Assistant-e de direction F/H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

Sous l'autorité hiérarchique de la directrice de l'établissement

Travaille en binôme avec le secrétariat éducatif

Quelles sont vos missions ?

Le (la) assistant(e) de direction se voit confier les missions suivantes :

• Appui et secrétariat de la direction et de la direction qualité et des fonctions supports

• Gestion de l’agenda des directeurs et prise de rendez-vous ;

• Mise en forme et relecture de documents (courriers, notes de service, rapports, etc.) ;

• Appui aux directeurs dans la rédaction de documents : centralisation et extraction des informations, synthèse, mise à jour, etc...

• Organisation matérielle des réunions des directeurs concernés ;

• Appui au directeur pour la préparation des instances

• Organisation matérielle des Commissions de recrutement et des événements ;

• Prise de notes ;

• Traitement du courrier des directeurs ;

• Diffusion des informations institutionnelles ;

• Tri, classement et archivage de documents ;

• Travaux de reprographie ;

• Mise à jour de documents (procédures partagées, documents type, tableau de suivi, etc.…) ;

• Gestion des parapheurs de signature.

- Missions spécifiques

• Gestion des clés, des badges parking, des cartes de restauration

• Référent AGM (logiciel du temps de travail)

• Appui au service RH de l’établissement

Le poste est susceptible d’évoluer avec les exigences liées à la règlementation et l’évolution des systèmes d'information.

Qu’attend -on de vous ?

- Sens des responsabilités

- Conscience de son positionnement professionnel

- Représentation de l’image institutionnelle (comportement, attitude et tenue)

- Comportement professionnel : loyauté, intégrité, non jugement, ouverture d’esprit, respect, honnêteté

- Savoir-faire relationnel : patience, écoute, discrétion

- Capacité d’adaptation aux changements d’organisation et aux différentes situations contextuelles

- Dynamisme et sens du travail en équipe

- Réactivité, aptitude à prendre des décisions / des initiatives dans un périmètre sécurisé de compétences et à en rendre compte

- Respect de l’autorité hiérarchique, respect du devoir de réserve, du devoir de discrétion et du secret professionnel

- Organisation, méthode et rigueur

- Ponctualité

- Respect du travail des autres professionnels, coopération pluriprofessionnelle

- Adhésion aux objectifs de l’établissement

- Sens du service public

- Curiosité et intérêt pour le suivi des affaires générales de l’établissement

- Capacité à s’adapter à l’organisation personnelle d’un ou plusieurs directeurs

Connaissances professionnelles : Word/Excel

Savoir-faire : Analyse et synthèse, création d'outils, prise de notes, rédaction de note

Formation et / ou expérience professionnelle souhaitée(s) : Formation secrétariat/ Formation WORD et EXCEL

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris et le CASVP accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Processus de recrutement

- Poste à temps plein localisé au Siège de l’établissement, métro et tram porte des Lilas à Paris, à 5 minutes à pied

- Congés annuels et supplémentaires inclus.

- Prise en charge des frais de transport à hauteur de 75 % dans la limite du plafond réglementaire

- Restaurant du personnel à proximité, avec participation de l’employeur.

- Participation à la Mutuelle

- Comité d’entreprise : AGOSPAP

Prime mensuelle de 300 euros brut

Rémunération

Contact

Océane DURVIL, oceane.durvil@paris.fr