Assistant ou Assistante au cabinet d'une Adjointe à la Maire de Paris F/H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

Le cabinet de l'Adjointe à la Maire en charge de la culture et de la ville du quart d'heure est composé d'une cellule de collaborateurs, au nombre de cinq (un directeur de cabinet, un chef de cabinet, trois conseillers ou conseillères), et d'une cellule administrative en appui. Les assistants et les assistantes et les rédacteurs et les rédactrices font partie de la cellule administrative, au nombre de trois (une rédactrice, deux assistants ou assistantes).

Vous serez sous l'autorité du Directeur de Cabinet, au sein du Cabinet de Carine Rolland, adjointe à la Maire chargée de la culture et de la ville du quart d’heure.

Quelles sont vos missions ?

En tant qu'assistante ou assistant, vous assurez :

1. L'accueil :

• L'accueil des invitées et des invités ;

• L'accueil téléphonique interne et externe, les prises de messages ;

• La constitution et l'organisation de fiches de contacts des partenaires internes et externes.

2. L'agenda :

• La gestion de l'agenda de l’adjointe;

• Le lien avec le cabinet de la Maire et des autres élus et élues ;

3. La logistique :

• La gestion des ressources matérielles en lien avec les services ;

• Soutien sur la gestion du budget du cabinet et des commandes ;

4. les événements et réunions :

• L'organisation logistique des réunions : réservation de salle, invitation des participants, préparation matérielle ;

• Soutien à la chefferie dans l'organisation d'évènements ou de déplacements

5. Courriers :

• Le traitement des courriers : enregistrement, scan, répartition, mise en forme, envoi, classement ;

• La rédaction de courriers administratifs simples ;

• Soutien à la chefferie sur la séquence des vœux ;

• L'archivage et l'organisation de la documentation du cabinet.

6. Gestion de Notes:

• La préparation de notes : mise en forme, impression, classement, préparation de parapheurs, … ;

• La préparation des dossiers de séance du Conseil de Paris, en lien avec la rédactrice du cabinet ;

• La rédaction de comptes-rendus simples ;

• La préparation de dossiers d'arbitrages et d'informations.

Qu’attend -on de vous ?

Expérience dans un poste similaire appréciée

Qualités requises :

Sens de l'accueil, diplomatie et qualités relationnelles
Discrétion, confidentialité, rigueur
Esprit d'équipe

Connaissances professionnelles :

Maîtrise des logiciels et outils informatiques: Word, Excel, Outlook
Organisation d'agendas
Prises de notes, capacités rédactionnelles

Savoir-faire :

Bonne organisation
Capacité d'adaptation
Prise d'initiative

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris et le CASVP compensent le handicap de leurs agents par des aménagements et vous accompagnent à toutes les étapes de votre carrière.

Travail en binôme avec l'assistante du directeur de cabinet et des conseillers.

Coordination nécessaire sur la permanence journalière du secrétariat et les congés.

Processus de recrutement

Vous êtes en situation de handicap et vous avez besoin d’un aménagement pour participer à l’entretien de recrutement (ex. interprète en langue des signes françaises), contactez drh-handicap@paris.fr

Les candidatures pré-sélectionnées seront invitées à un entretien avec le directeur de cabinet et le chef de cabinet.

Rémunération

Votre rémunération en qualité de titulaire à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :

· Débutant (ou junior) : 1676 euros

· Confirmé : 1860 euros

Des compléments seront possibles en fonction des missions

Contact

Benoit Etienne
Tél : 0142768148
Email : BENOIT.ETIENNE@PARIS.FR

Directeur de cabinet de Carine Rolland
Hôtel de Ville