Adjoint à la cheffe du pôle Fonctionnement CASVP - Secrétaire administratif/ve H/F

Comment et avec qui travaillez-vous ?

La Direction des Solidarités de la Ville de Paris (DSOL) est issue du rapprochement du Centre d’Action Sociale de la Ville de Paris (CASVP) et de la Direction de l'Action Sociale de l'Enfance et de la Santé (DASES) de Paris. La DSOL met en œuvre la politique d'action sociale de la Ville de Paris. Dans le cadre d'un projet d'unification et de territorialisation de l'action sociale, elle a pour objectif de permettre de mieux articuler les compétences municipales et départementales et d'assurer la continuité de l’accompagnement de chacun, sans rupture de parcours pour les Parisien·ne·s.

Le Service de l’Approvisionnement compte 106 agents ; il est chargé de répondre aux besoins en fournitures et services de l’ensemble des établissements via la mise en œuvre de la politique d’achat du CASVP (à l’exception des achats de loisirs), de la politique d’archivage, des prestations de logistique pour les services centraux et les établissements.

Il est également chargé des commandes d’équipement pour le compte des établissements (budget d’investissement hors travaux), en fournitures et services courants des établissements (budget de fonctionnement) et de la comptabilité des services centraux.

Il est constitué de la Mission Archives et de 3 bureaux : Achats, Logistique, et dépenses centralisées.

Le Bureau des dépenses centralisées est composé de 4 pôles :

- Le pôle VILLE : gère les commandes de fonctionnement des services centraux, ainsi que les dépenses et recettes relatives au RSA et les dépenses de fonctionnement pour la prévention et la protection de l’enfance.

- Le pôle CASVP : gère la comptabilité du Service des Finances et des Affaires Juridiques, du service Informatique, les commandes de fonctionnement des services centraux et les dépenses centralisées.

- Le pôle investissement : gère les commandes d’équipements en investissement, hors travaux et restauration, pour l’ensemble des établissements du CASVP.

- Un pôle énergie qui gère les dépenses de gaz et d’électricité pour l’ensemble des établissements du CASVP

Dans le cadre de ses missions, le Bureau se charge de la passation des commandes et engagements juridiques.

Quelles sont vos missions ?

Le titulaire du poste sera l’adjoint(e) à la cheffe du pôle CASVP. Ce pôle est composé de 8 agents : une cheffe de pôle, un(e) adjoint(e) et 6 gestionnaires. Le pôle est chargé de l’exécution des dépenses du SUNI et du SFAJ, de la gestion des dépenses centralisées (gardiennage, nettoyage des locaux et des vitres, soins à domicile, TAM, punaises de lit, ..) et de diverses dépenses de fonctionnement des services centraux.

L’adjoint(e) sera chargé(e) des missions suivantes :

- Assurer, avec la cheffe de pôle, l’encadrement et l’accompagnement des agents (organisation des tâches, suivi des situations administratives des agents, entretiens annuels, planning, ….)

- Réalisation de l’exécution budgétaire sur un périmètre défini

- Remplacement des agents en cas d’absence ou de charge de travail importante

- Suivi de l’activité comptable du pôle (engagements annuels, consommation crédits, prise en charge des demandes, suivi des tableaux de reporting…)

- Recensement et sécurisation des données budgétaires en prévision des exercices budgétaires

- Participation aux étapes budgétaires

- Relations avec les fournisseurs pour le suivi de la facturation

- Relations avec le Bureau de la Comptabilité pour le traitement des factures et suivi jusqu’au paiement par la Trésorerie

- Collaboration avec le Bureau des Achats pour l’exécution des marchés

Qu’attend -on de vous ?

Ø Savoir-être :

- Esprit d’initiative, sens de l’organisation,

- Rigueur, ordre et méthode, disponibilité, aisance rédactionnelle

- Sens du travail en équipe, écoute

- Bonnes qualités relationnelles, sens de la diplomatie.

Ø Savoir-faire :

- Maitrise du Système d’Information Financier Astre,

- Maitrise des outils Excel, Word et Outlook

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris et le CASVP accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Processus de recrutement

Les candidatures devront inclure un CV à jour et une lettre de motivation.

Un entretien sera proposé aux candidatures perçues comme les plus adaptées au poste.

Rémunération

Contact

Mme Josiane BRUNOT, cheffe du Bureau des Dépenses Centralisées

Service de l’approvisionnement

Sous-direction des ressources

Centre d’Action Sociale de la Ville de Paris

Direction des solidarités

Tél. : 01 44 67 17 46

Email : josiane.brunot@paris.fr