Secrétaire de la SABA F/H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

La Direction des constructions publiques et de l'architecture (DCPA) assure la sécurité et l'entretien de 3 600 bâtiments municipaux. De la conception à la livraison, elle réalise des travaux de construction, de maintenance ou de réhabilitation. Elle veille au respect des engagements environnementaux et à l'équilibre qualité-coûts-délais.

Au sein du Service des locaux de travail (SeLT), la Section d’architecture des bâtiments administratifs (SABA) assure la gestion patrimoniale et la conduite des opérations de maintenance préventive et curative, d’entretien et de travaux sur un patrimoine composé majoritairement de locaux administratifs. Elle est constituée de deux ateliers pour les prestations en régie, quatre subdivisions techniques et un pôle exploitation technique pour les prestations à l'entreprise, ainsi qu'une subdivision administrative.

Constitué de plus de 120 sites, essentiellement situés dans Paris intramuros, mais également en Île-de-France et en province (26 sites), le patrimoine géré par la SABA peut être en propriété propre, en co-propriété ou en location. Il est composé de biens de nature architecturale différente, des immeubles en pierre de taille du second empire aux immeubles modernes de l’avenue de France et de la Porte d'Ivry, ainsi que de l’Hôtel de Ville.

La SABA élabore une programmation annuelle d’entretien et d’amélioration du bâtiment et gère des opérations notamment en lien avec le Plan climat de Paris (menuiseries, ravalement) ou encore la sécurité incendie. Elle accompagne également la politique de rationalisation des implantations administratives.

Chaque année, la SABA conduit environ 200 opérations de travaux, depuis la petite réfection jusqu’à la création de nouvelles implantations, pour quinze directions différentes. Les ateliers de la SABA réalisent près de 8 000 interventions par an.

Quelles sont vos missions ?

Au sein de la subdivision administrative et sous la responsabilité de la responsable administrative de la SABA, l'agent travaille en binôme avec la seconde adjointe administrative, impliquant la polyvalence, chacun devant remplacer l'autre en cas d'absence.

La fonction de secrétaire de la SABA inclut notamment les activités suivantes :

Accueil physique des visiteurs de la SABA, des livraisons, etc.
Accueil téléphonique.
Secrétariat du chef de section et de son adjoint.
Gestion du courrier : tri et enregistrement du courrier à l’arrivée et au départ, tenue du classement chronologique sous forme numérique et papier ; suivi d’une partie du courrier via le logiciel Elise.
Formation : rôle de relais formation pour le service en binôme avec la responsable de la subdivision.
Suivi des factures, services faits et mandatement en binôme avec l’autre adjointe administrative du secrétariat et en lien avec le BPEB et le SFACT.
Archivage : suivi et mise à jour de l’archivage et de de la documentation papier et numérisée relative aux édifices, en lien avec l’archiviste de la DCPA. Responsable de la GED de la SABA.
Organisation de réunions pour l’ensemble des agents de la section à la demande (coordination d’agendas, préparation des dossiers de réunions, diffusion des convocations et des ordres du jour…).
Commandes de matériel : recueil des besoins individuels et collectifs de la section, suivi des commandes en lien avec les services centraux de la DCPA.
Création et suivi de fiches SATIS.
Communication, documentation : suivi des dossiers relatifs à la communication interne et externe.
Rédaction de courriers simples, mise en forme de courriers sur des bases de textes écrits ou dictés.

Qu’attend -on de vous ?

Une appétence pour les chiffres.
De la rigueur, de l'organisation, ainsi qu'un esprit d'initiative et le sens du travail en équipe.
Coordination des congés avec le binôme. Présence impérative en période de clôture comptable.
Une connaissance des applications informatiques utilisées : bureautique classique, Alizé, FMCR, Web Achats. Des formations sont possibles.

Les + du poste

Les locaux de la SABA sont situés dans le cœur de Paris.

Télétravail possible dans la limite de 2 jours par semaine après une période d'adaptation, à définir avec la hiérarchie.

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris et le CASVP accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Rémunération

Votre rémunération en qualité de titulaire à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :

· Débutant (ou junior) : 1676 €

· Confirmé : 1860 €

Des compléments seront possibles en fonction des missions

Contact

Sonia LEFEBVRE-CUNE

Responsable administrative de la SABA

sonia.lefebvre-cune@paris.fr