Responsable du secteur des invitations et manifestations festives F/H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

Le Bureau des Actions pour la Vie Sociale a la chance d’avoir en charge le pilotage de l’organisation et du suivi des activités culturelles et de loisirs destinées aux séniors parisiens : séjours de vacances, excursions à la journée, bals, galas, déjeuners-réveillons, places de spectacles, sorties intergénérationnelles, journées de réception à l’Hôtel de Ville, conférences de l’Université Permanente de Paris, multi activités au sein des 65 clubs séniors, etc. Ses activités sont mises en œuvre via les Espaces Parisiens des Solidarités (EPS) de chaque arrondissement.

Ce bureau est constitué d’une petite équipe dynamique de 11 agents :

- 1 cheffe de bureau, attachée principale

- 1 adjoint à la cheffe de bureau, secrétaire administratif

- 3 secrétaires administratifs

- 2 animateurs des administrations parisiennes

- 4 adjoints administratifs

L’activité est riche et passionnante, toute l’équipe étant amenée à travailler en liaison avec de nombreux interlocuteurs (agents des EPS, cabinets d’élus, directions de la Ville, salles de spectacles partenaires, théâtres, musées, guides-conférenciers et autres prestataires de service, mission communication, etc.).

Quelles sont vos missions ?

Missions principales, en binôme avec l’adjoint administratif du secteur :

Assurer la gestion budgétaire du secteur : estimation des besoins prévisionnels, suivi de l’exécution budgétaire, gestion des opérations de fin d’année (solder, rattacher, etc.), relance pour paiement des factures, établissement et contrôle des bons de commande
Organiser les grandes manifestations festives (bals, galas, spectacles cabaret etc.) : réservation des salles de spectacle parisiennes ou auprès des mairies d’arrondissement, suivi des mesures des sécurité, suivi des devis et contrats, rédaction et relecture des cahiers des charges en lien avec le secteur Marchés publics pour recherche de prestataires, envoi des courriers aux élus et des notes d’organisation aux EPS, répartition du rôle des bénévoles, etc.)
Organiser la billetterie : entretien et développement des partenariats (théâtres, musées, acteurs culturels, etc.), valorisation des activités (outil de communication, présentation de la programmation, etc.), suivi de la bonne diffusion des invitations dans les arrondissements

En lien avec son binôme :

- Valoriser et développer l’activité : entretien et développement des partenariats existants, recherche de partenariats innovants, échanges avec le service Communication, rencontres avec les professionnels des arts du spectacle, visioconférences ou réunions territoriales avec les SPRH et leurs bénévoles (préparation, bilan, évolution), présence au salon des séniors, etc.

- Être présent sur site et participer à l’organisation matérielle des évènements festifs (petite manutention, accueil du public, des bénévoles, des élus, etc.)

- Etablir des bilans statistiques : faire la synthèse des retours qualitatifs et quantitatifs des arrondissements, proposer des axes d'amélioration

Dans le cadre de l'équipe du BAPVS : participer à l'élaboration des outils de communication, accompagner la mise en œuvre de l'informatisation des loisirs, moderniser les pratiques du BAPVS dans le cadre des groupes de travail hebdomadaires

D'autres missions ponctuelles pourront également être confiées en fonction des besoins du Bureau.

Qu’attend -on de vous ?

- bon niveau de culture générale, curiosité intellectuelle et culturelle

- bonne présentation, qualités relationnelles et sens du contact

- dynamisme, assiduité et ponctualité indispensables

- goût et aptitude au travail en binôme et en équipe

- méthode et rigueur (législation et règlementation du champs social, achats publics)

- connaissance des logiciels Word, Excel, Astre

Les + du poste

Horaires variables

Déplacements sur Paris lors des manifestations et rencontres partenariales

Possibilité de télétravail 2 jours par semaine, sous réserve de nécessité de service

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris et le CASVP accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Processus de recrutement

Sélection des candidats uniquement via Travailler Pour Paris

Entretien avec la cheffe de bureau et son adjoint

Rémunération

Contact

Frédérique BONNET, Cheffe du Bureau des actions pour la vie sociale