Assistant ou assistante du service financier et juridique F/H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

La Direction des Familles et de la Petite Enfance (DFPE) organise l’accueil individuel et collectif des petits parisiens, soutient la parentalité et facilite la vie des familles parisiennes. Forte de 8 000 agents, elle propose plus de 45 000 places d’accueil dans les crèches municipales et partenaires.

Vous intégrez le service financier et juridique (SFJ) rattaché à la sous-direction des ressources. Le service est composé de deux bureaux rassemblant près de 50 agents :

le bureau des finances et du contrôle de gestion (BFCG), en charge de la préparation, de l’exécution et du contrôle du budget ainsi que du contrôle de gestion des établissements municipaux d’accueil du jeune enfant et des sujets liés à la tarification dans les établissements (calcul des tarifs, réponses aux sollicitations des usagers et appui aux responsables d’établissements) ;
le bureau des marchés et des achats (BMA) en charge de la programmation et de la passation des marchés de la DFPE (marchés alimentaires, de changes, de livres, de jouets, de matériels de puériculture, d'électroménager…) et de leur suivi opérationnel avec l’organisation de campagnes de commandes, l’émission des bons de commande et certification du service fait de certaines dépenses de fonctionnement.

Vous êtes sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe du service.

Quelles sont vos missions ?

En tant qu’assistant, vous êtes en charge des missions de gestion administrative suivantes :

gestion de l'accueil physique et téléphonique ;
prise de rendez-vous et gestion des agendas ;
réception, répartition et suivi du courrier reçu en papier ou dématérialisé (applicatif Elise) ;
archivage des courriers reçus ;
planification et organisation de réunions, réservation de salles et préparation de documents ;
mise en forme et relecture de différents supports ;
diffusion de documents/mailings auprès des services/établissements d’accueil de la petite enfance/mairies d’arrondissement ;
gestionnaire de l'applicatif de suivi du temps de travail (Chronotime) du SFJ.

En assurant une liaison entre les bureaux, vous contribuez au bon fonctionnement du SFJ. Par vos actions, vous assurez les conditions d'une bonne coordination entre le SFJ et ses différents interlocuteurs au quotidien.

Qu’attend -on de vous ?

Formation et expérience: vous disposez d'une formation dans le domaine de la gestion administrative, une expérience antérieure sur un poste similaire serait un atout.

Connaissances professionnelles: vous démontrez de réelles compétences en communication écrite et orale et maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.). Vous êtes respectueux de la confidentialité des informations auxquelles vous aurez accès tout au long de l'accomplissement de vos missions.

Qualités et savoir-faire: vous êtes rigoureux, organisé et faites preuve de discrétion. Vous avez le sens du contact et agissez avec réactivité pour assurer le bon déroulement des activités quotidiennes du service.

Les + du poste

Vous intégrez un service accueillant et fortement impliqué dans ses missions au service du bon fonctionnement du service public parisien de la petite enfance.

Si vous n'êtes pas encore agent de la Ville de Paris, en nous rejoignant, vous avez la possibilité d’accéder à un certain nombre d’avantages tels que :

Participation aux mutuelles santé et prévoyance ;
Remboursement partiel des transports domicile-travail ;
Accès aux offres proposées par l’AGOSPAP (loisirs et vacances) ;
Accès aux restaurants administratifs de la Ville de Paris ;
Accès gratuit aux équipements sportifs et culturels municipaux.

Quelles particularités du poste ?

En tant qu’agent de la Ville de Paris, que vous soyez fonctionnaire titulaire ou contractuel, vous faites partie d’une collectivité pleinement engagée sur les conditions de travail de ses agents et leurs possibilités d’évolution :

Si vous êtes en situation de handicap, la Ville de Paris et le CASVP compensent le handicap de leurs agents par des aménagements raisonnables et vous accompagnent durant toutes les étapes de votre carrière.
Elle est pleinement engagée sur les questions d’égalité réelle, de lutte contre les discriminations et d’inclusion. Doublement labellisée par l’AFNOR, elle continue d’adapter ses politiques RH pour répondre aux enjeux d’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et de diversité.
Elle est également sensible à la qualité de vie au travail de ses agents et la DFPE est durablement engagée dans l’amélioration des conditions de travail de son personnel.
Elle offre des conditions favorables à l’équilibre entre vie personnelle et professionnelle et une large palette de formations accessibles pour évoluer durant sa carrière.

Processus de recrutement

Le processus de recrutement se déroulera de la manière suivante:

Examen de votre candidature directement déposée sur ce site ;
Entretien avec la Cheffe du SFJ le cas échéant.

Rémunération

Votre rémunération en qualité de titulaire à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :

· Débutant (ou junior) : 1676 euros

· Confirmé : 1860 euros

Des compléments seront possibles en fonction des missions

Contact

Emilie GANNE, Cheffe du service financier et juridique

E-mail: Emilie.Ganne@paris.fr