SECRETAIRE DE DIRECTION F/H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

La Direction des Solidarités (DSol) de la Ville de Paris rassemble les missions de l’action sociale, de l’autonomie, de la prévention et de la protection de l’enfance, ainsi que de l’insertion et de la lutte contre l’exclusion pilotées par l’administration parisienne. Elle comporte en son sein les missions et personnels du Centre d’Action Sociale de la Ville de Paris.

Au sein de la DSol, la sous-direction des territoires (SDT) pilote le déploiement de l’action sociale à l’échelon territorial mise en œuvre par les 17 Espaces parisiens des solidarités (EPS).

L’Espace Parisien des Solidarités (EPS) du XIXème arrondissement coordonne et anime l’action sociale sur son territoire. Il regroupe près de 192 agents. Il assure la déclinaison de la politique sociale de la Ville de Paris, l'instruction des dossiers d'aide légale et l'accompagnement social des usagers du territoire.

Le service social de proximité assure l’accompagnement des usagers qui rencontrent des difficultés d’ordre social, économique et professionnel. Il a un rôle d’écoute, d’information, de conseil et d’orientation. Il aide et accompagnement vers l’ouverture des droits. Il est composé de 113 agents sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice adjointe à compétence sociale et de son adjointe.

Quelles sont vos missions ?

L'adjointe/adjoint à la secrétaire de direction est en charge de :

Gérer l’accueil téléphonique et physique pour la direction, les agendas de l’équipe de direction, la mise à jour de l’annuaire de l’EPS
Gérer la boite mail générique de l’EPS, la coordination et distribution des courriers aux services, assurer le transfert des signalements reçus
Organiser la tenue des réunions internes et externes, saisir les comptes rendus de réunions, mettre en forme les notes et courriers de la direction
Participer à l’accueil des nouveaux agents (demande d’accès aux logiciels métiers- ressources informatiques et fournitures administratives)
Gérer les commandes, stocks (produits d'entretien- papiers-toner - fournitures administratives) et s’assurer du bon déroulement des livraisons en lien avec le service gestion
Assurer la petite maintenance du matériel informatique (photocopieurs, scanners, téléphones...)
Participer à l’archivage des documents de l’EPS
Participer au suivi de la démarche qualité au sein de l’EPS (saisie des tableaux de bord, suivi des incivilités, de l’écoute usagers, suivi des transferts des dossiers de prestations…)
Soutenir les SMS des équipes sociales (Instruction des demandes d’aides) du pôle IPE/PCH (enregistrement des IPE et transmission aux partenaires), tenir des fichiers ISIS dans le cadre de l’accompagnement des bénéficiaires du RSA.

Qu’attend -on de vous ?

Connaissances professionnelles

Maitrise des outils bureautiques

Qualités requises

Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité
Qualités relationnelles

Savoir-faire

Capacités à travailler en équipe

Les + du poste

1 jour de télétravail possible- Plages horaires badgés dans le respect des plages fixes
25 jours de congés annuels + 27 jours de RTT (au prorata de la présence et de la quotité de travail)
Formations métier régulières
Attribution d’une indemnité (équivalent parisien de la prime SEGUR)
Œuvres sociales, accès gratuit aux structures sportives et culturelles de la Ville
Versement sur la rémunération d’une somme forfaitaire destinée à couvrir une partie des cotisations complémentaires de santé
Participation possible de la ville à une assurance de prévoyance collective
Possibilité d’ouvrir un Compte Epargne-Temps
Remboursement du Pass Navigo à 75%

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris et le CASVP accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Elle met en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Travail régulier sur écran et/ou logiciel métier

L’accueil du service est ouvert au public de 8h30 à 17h00 (présence à l’ouverture ou fermeture en fonction d’un planning établi)

Participation sur la base du volontariat à des opérations de solidarités (nuit de la solidarité, collecte alimentaire, plan d’urgence hivernal, …)

Processus de recrutement

CV + lettre de motivation