Responsable du service des admissions et de la qualité hôtelière - EHPAD et Résidence Autonomie F/H

Enjeux du poste : rôle central dans le bien-être du résident et de ses proches en tant que premier interlocuteur puis référent du parcours du résident sur le versant administratif. 

Vous piloterez et coordonnerez l’ensemble des missions administratives et hôtelières relatives à l’hébergement de la pré-admission et tout au long du séjour du résident. En lien avec l’équipe de direction et avec l’encadrement des soins, vous serez garant de la qualité des prestations d’accueil des résidents. Vous organiserez la gestion administrative des entrées et des sorties ainsi que la facturation des frais de séjours aux organismes financeurs et aux usagers. En lien avec l’expertise de la Conseillère en Economie Sociale et Familiale rattachée hiérarchiquement à la direction, vous assurerez de  l’ouverture et du renouvellement des droits sociaux des résidents hébergés à l’EHPAD et à la résidence autonomie.

Sur le volet administratif des admissions :

·         Accueille, oriente et informe les usagers et leurs proches (notamment les tuteurs) sur les conditions d’admission, de fonctionnement de l’établissement et l’organisation suite au décès

·          Organise les admissions et s’assure de la complétude du dossier administratif papier et informatique tout au long du séjour

·         Fait le lien avec les partenaires extérieurs (CAF, CPAM, départements, etc.)

·          Assure la facturation mensuelle des frais de séjour via le logiciel Actarus 

·         suivi des recettes,  travaille étroitement avec le pôle Recettes du BPR

·         Participe aux réunions de réseau initiées par le SEHPAD (réunions obligatoires) et parraine les nouveaux collègues des admissions des autres EHPAD (organisation par répartition géographique)

·         Actualise et suit des mouvements, 

·         Organise de l’inventaire après décès et suivi des dossiers successions.

·         Calcule les frais de séjours relatifs à l’hébergement et à l’allocation personnalisée d’autonomie en conformité avec la réglementation en vigueur.

·         Produit les factures avant transmission au service gestion.

Sur le volet hôtelier

·         Mise en œuvre du volet hôtelier du projet d’établissement / Encadrer et manager les équipes (accueil, lingerie, service à table, hygiène, etc… ), répartition des tâches, gestion des plannings, évaluations annuelles, accompagnement aux bonnes pratiques professionnelles (formation/sensibilisation, contrôle). 

·         Assure le contrôle des prestations externalisées (bionettoyage, blanchisserie, plan anti nuisibles) et  veille au respect des règles d’hygiène, de salubrité et d’entretien des locaux

·         Gestion et approvisionnement des fournitures et produits nécessaires au secteur hôtelier

·         Participation aux astreintes administratives par roulement (1 sem /mois)

Secteur accueil               

o    Gère les plannings. Il est l’interlocuteur principal de la société de gardiennage 

Secteur bio nettoyage 

o    Contrôle régulièrement de la prestation effectuée par les professionnels d’étage et par le prestataire titulaire du marché à l’aide du cahier des charges ;

o    Avec le cadre de santé, contrôles périodiques de la qualité d’entretien de l’environnement immédiat du résident

Secteur lingerie 

o    Etablit et gère les plannings et l’absentéisme du service afin d’assurer une continuité de service ;

o    Est le garant de la bonne qualité de la prestation effectuée par les professionnels et par le prestataire titulaire du marché à l’aide du cahier des charges. Dans le cadre de la démarche qualité, il veille à la bonne application de la méthode RABC ;

o    Est responsable du stock de linge hôtelier et professionnel. Il détermine, en collaboration avec les cadres de santé, les dotations en linge par service. 

o    Met en œuvre la démarche RABC et veille au respect du circuit du linge

Secteur restauration et service à table 

o    En collaboration avec le chef de cuisine, il veille à la bonne application de la méthode HACCP ;

o    Travaille avec le service d’animation dans le cadre de projet de festivités

o    Conduite de l’enquête annuelle de satisfaction des résidents et des familles

Suivi des stocks :

o    Mise en place et suivi de tableaux de suivi (gestion des stocks) avec le responsable du magasin

Démarche qualité et autres activités 

o    Membre des diverses commissions institutionnelles locales (comité qualité / gestion des risques, comité de promotion de la bientraitance, logiciel AGEVAL…)

o    Participation aux réunions institutionnelles, CVS, 

o    Suivi du volet hôtelier dans le logiciel TITAN dans le cadre du dossier informatisé du résident