Assistant.e administratif.ve chargé.e des RH et du budget au Palais Galliera F/H

Finalité du poste :

Placé.e sous l’autorité directe de la responsable des ressources humaines et de l’administration (RRHA) du palais Galliera rattachée à la DRHRS de Paris Musées, l’assistant.e administratif.ve accompagne la RRHA dans la gestion administrative des personnels, dans la préparation et le suivi budgétaire et dans la gestion des moyens généraux du musée.

Principales missions :
L’assistant.e admisnitratif.ve assure la gestion administrative des activités RH et comptables du musée (environ 90 agents). Polyvalent.e, il.elle assure les missions suivantes :

1/ Pôle RH : 

• Accueil, conseil et information des agents sur leurs droits et obligations (titulaires et contractuels CDD et CDI publics). 
• En tant qu’interlocuteur de proximité, il.elle assure l’interface entre la gestionnaire RH (DRHRS) et les agents pour les questions relatives à leur statut, leur carrière, leur paie, leurs droits à prestations sociales… 
• Contrôle chaque mois les états des heures effectuées (heures supplémentaires, travail dominical et de nuit, jours fériés, vacataires) en lien avec les responsables de service et les communique à la DRHRS pour mise en paie. De plus, il.elle est force de proposition sur la refonte du circuit de gestion interne des états d’heures des événements privés et sa mise en œuvre opérationnelle en appui de la RRHA
• Gère les astreintes mensuelles des cadres (recensement des volontaires et services faits), complète le tableau d’état déclaratif et le transmet à la gestionnaire de paie (DRHRS)
• Participe à l’organisation des recrutements et assure l’intégration des nouveaux arrivants 
• Participe à l’organisation et au suivi de la campagne des entretiens annuels professionnels
• Recense les besoins en formation dans le cadre du plan de formation annuel pour préparer les arbitrages de la DRHRS et assure le suivi de la réalisation des actions de formation annuelles notamment les formations obligatoires (contrôle les échéances des certifications pour leur recyclage en lien avec les responsables de service)
• Est référent.e temps de travail du musée (horaires fixes et variables) et à ce titre est le.la gestionnaire Chronotime du musée
• Est référent.e stagiaires pour l’ensemble des services du musée.
• Assure la gestion des ordres de mission des agents du musée

2/ Pôle budgétaire : 

Est gestionnaire comptable du musée (dépenses en fonctionnement et investissement)

Veille à la bonne mise en œuvre des engagements dans le respect des procédures d’achat en place (devis comparatifs, existence des marchés) et des enveloppes budgétaires disponibles

Veiller au respect de la procédure de mise en paiement des factures après validation des services faits (suivi du dépôt dans Chorus Pro et suivi des délais de mandatement)

Travaille en interface avec l’ensemble des services du musée et les services comptables de la DAF qui sont ses interlocuteurs réguliers. A ce titre, il.elle participe à la préparation des dialogues de gestion interne et externe menés par le SG et la RRHA 

Traite dans l’application métier ASTRE les opérations liées aux commandes (vérification des devis, création de tiers, saisie des bons de commande, des engagements, visas, relances)

Suit et traite les factures dans l’application métier DEMABOX (vérification des factures et du circuit de validation du service fait)

Suit la consommation des crédits délégués au musée, réalisation de virements de crédits, suivi du calendrier d’exécution budgétaire, BP, DM, suivi des rattachements

3/ Pôle moyens généraux :

• Gère le stock des fournitures de bureaux et assure le traitement des commandes des services et leur distribution
• Assure la gestion du courrier des services 

D’une manière générale, il.elle est force de proposition sur la mise en œuvre de nouveaux outils de reporting de l’ensemble de son activité (tableaux des effectifs, visites médicales, suivi de réception des commandes, état des stocks de fournitures, etc…) et en assure le suivi

En outre, il.elle peut être amené.e à assurer l’intérim de l’assistante de direction en cas d’absence.