Responsable des moyens généraux, chargé.e du suivi des marchés transverses et de la logistique F/

Sous l’impulsion et la coordination de la cheffe du service et en lien avec une collègue de catégorie C, le responsable des moyens généraux participe à la vie de l’ensemble de l’établissement. Son activité concerne à la fois le siège et le réseau des musées.

Il/elle assure les missions suivantes :

1/ Gestion budgétaire et comptable :

• Gérer le budget du service (env. 10M € - essentiellement en fonctionnement sauf mobilier) : assurer l’engagement des crédits, les services faits, le contrôle et l’analyse des consommations ;
• Préparer le budget du service et en suivre l’exécution en lien avec le Service Financier et le Service Comptabilité ;
• Assurer l’interface avec les prestataires ;
• Assurer la gestion comptable des contrats de locations immobilières (gestion des factures, calcul des révisions de prix, prévisions pluriannuelles des dépenses).

2/ Suivi des marchés transverses pilotés par la DAF :

• En lien avec le Pôle Achats de la DAF, évaluer les besoins, participer à la conception des pièces techniques, puis à l’analyse des offres des marchés suivants : nettoyage des locaux, dératisation/désinsectisation, abonnements, assurances, impression de papeterie institutionnelle ;

Il/elle est notamment le/la référent.e pour le marché de nettoyage sur l’ensemble des sites (consolidation des besoins, participation à l’analyse des offres, contrôle des prestations, suivi global de l’exécution budgétaire) ;

• Gérer l’exécution des prestations passées par la DAF auprès de l’UGAP ou des marchés de la Ville de Paris (ex : déménagement, prestations d’accueil, agence de voyage, achats de livres) ;
• Mettre en place et développer un réseau permettant la remontée d’informations et la diffusion de conseils au sein de l’établissement pour optimiser l’exécution des marchés pilotés par la DAF et contribuer positivement aux passations de marchés à venir ; 

3/ Logistique :

Il/elle coordonne et assure, en l’absence de sa collègue, les missions suivantes : 

• L’approvisionnement en fournitures courantes, en mobiliers et petits équipements, en papeterie institutionnelle (enveloppes, cartes de visite, etc.) ; le suivi des consommables copieurs (gestion du SAV et des déchets) ; les abonnements aux périodiques et aux revues ; le suivi des archives ;
• L’installation des nouveaux arrivants affectés au siège ; le suivi des badges d’accès et clés de bureau ; 
• Les commandes et le suivi des clés Chambersign (créations, renouvellements et révocations) ;
• Le suivi des missions et déplacements des agents.

Plus particulièrement, il/elle assure les missions suivantes :

Concernant le siège de l’établissement :

• La gestion du logiciel « Temps de travail » pour les agents de la DAF ;
• L’E-parapheur (création des nouveaux profils, mise à jour des circuits de validation) ;
• Le suivi de l’exécution opérationnelle du nettoyage du site et de la politique de tri sélectif ;
• La logistique des aménagements et réagencements internes au siège.

Concernant l’ensemble du réseau :

• La gestion de la flotte de véhicules de l’établissement (10 véhicules) ;
• Le pilotage des opérations de déménagement inter-sites ;
• L’organisation du séminaire annuel des cadres.
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