Chargée ou chargé d'accueil et d'information - Maison de la Vie Associative et Citoyenne du 14e F/

Sous l'autorité hiérarchique du Responsable de la MVAC, vous serez en charge de : 

1.      L’accueil du public et des associations :
·       Accueil physique et téléphonique du public et des associations 

·       Conseils de premier niveau et orientation vers les interlocuteurs pertinents 

·       Gestion de la documentation et recherches Internet en relation avec les questionnements associatifs et/ou du public.

·       Suivi élémentaire d'associations (rendez-vous) 

·       Conseil et information de 2ème niveau (participation citoyenne, subventions et services numériques) selon le niveau de compétence acquis

2.     Suivi du bon fonctionnement de l’équipement :
·       Gestion des plannings de réservation des salles via le logiciel dédié (IRMA) en lien avec le responsable de l'équipement et suivi de leur bonne mise à disposition

·       Programmation des clés électroniques et réalisation des états des lieux dans le cadre de la mise à disposition des salles en dehors des horaires d'ouverture

·       Mise en œuvre de la démarche qualité : respect des engagements et délais associés à la démarche qualité et application des procédures obligatoires

·       Veille technique sur le bon usage du matériel de la MVAC mis à la disposition des associations (équipements informatiques, photocopieurs multifonctions)

·       Gestion des fournitures et des consommables (papier, toner)

·       Assistance technique (salle informatique et reprographie) et occasionnelle du matériel, préparation des salles (cloisons).

·       Distribution du courrier dans les boîtes aux lettres

·       Participation aux événements organisés en équipe par la MVAC et organisation de ceux-ci

·       Participation aux actions de communication (contribution à la rédaction de la newsletter, aux réseaux sociaux, relai d'information par mailing).

3.     Tâches administratives et de secrétariat :
·       Gestion de la boîte mail générique de l'équipement (tri et orientation des mails reçus, réponse aux demandes des habitants, des habitantes et des associations...)

·       Numérisation et archivage des dossiers